供應商將開立發票視為把帳單投入黑洞中。他們祈禱能在某個時間點收到付款。

然而，您可以藉由 SAP Ariba 查看發票處理，以掌握何時會收到付款。您可以隨時檢視發票狀態以瞭解預期的收入資金，這對管理業務中的現金極有幫助。

本文描述您在 Ariba Network 上建立發票，並將其提交給客戶後會發生的情況。您將可瞭解 SAP Ariba 如何針對書面程序為您提供龐大好處。

良好發票或不良發票？

透過 Ariba Network 提交發票時，首先會根據客戶的開發票規則驗證發票。若發票通過這些規則，則狀態會更改為已傳送，並會移至客戶的應付帳款群組以獲得核准。

若發票金額、數量和其他資訊與採購單和收據 (若有可用收據) 相符，則不需要人為介入處理，且發票對帳程序為「非接觸式」。但若發票值不相符或有其他問題，則系統會為發票加註異常旗標。

比對會以客戶所設定的允差為根據。例如，發票中的價格可能和採購單所列的價格有些微不同，而仍視為相符。

請注意，若在提交發票後發現其中有誤，您無法將其取消。相反地，您必須等待客戶拒絕該發票。接著，您便可編輯該發票以更正錯誤，並重新提交發票。您可能需要警告客戶發票錯誤，如需更多關於聯絡客戶的資訊，請參閱此文章。

發票異常

發生發票異常時，A/P 處理人員必須介入處理。常見異常為發票價格超過採購單允差、計量單位不正確或採購單資金不足。或者，發票可能需要地區辦公室人員的核准。

異常會啟動客戶特定程序，例如聯絡採購部門以決定更正動作策略，不論是調整採購單、不足額支付發票或拒絕發票。

由於異常需要人為介入處理，因此會延緩發票處理，並可能造成付款延遲。建立發票時，請盡量避免發票異常，使發票對帳程序為「非接觸式」。

發票拒絕

若發票受到拒絕 (自動拒絕或由 A/P 處理人員拒絕)，您會透過電子郵件訊息收到通知。您需要登入帳號並查看發票歷史記錄索引標籤中的詳細資訊。接著，您需要編輯發票以更正問題，並重新提交發票以便再次驗證。請確定 Ariba Network 帳號的帳號設定頁面的通知索引標籤中，有您目前的電子郵件地址，以便讓您收到這些拒絕訊息。

什麼會導致您的客戶拒絕發票？拒絕通常由於單價、數量或總金額的值不正確而導致。另一項原因是錯誤的稅務資訊，例如指定錯誤的州或省，或是不正確的稅率。若未交付項目、項目不正確或項目與無效請求者相關，則 PO-Flip 發票將受到拒絕。若非採購單發票參考不存在的銷售訂單或合約，則其將受到拒絕。

什麼時候會收到付款？

您的客戶核准付款發票時，其狀態會進階為已核准。此時，客戶可選擇將付款排程傳送給您，指定您將收到付款的日期 (透過發票上的付款條件計算) 和付款折扣。您可按一下付款 > 預定付款來檢視此文件。

款項！

客戶的付款系統會在同意的付款日期將資金匯款至貴公司，而發票狀態會進階為已付款。客戶也可選擇將匯款建議傳送給您，指定付款的發票和使用的付款方式。比對特定付款和個別發票可能會是棘手問題，但匯款建議可讓這項工作較為簡易。您可按一下付款 > 匯款來檢視此文件。

更快速的款項！

透過 Ariba 開立發票和結算的過程透明，並且以網路速度進行，因此您有機會更快收到您的款項。您可以享用 SAP Ariba 的營運資金管理計劃，例如動態折扣。

較早取得款項可能正是讓業務的現金流量維持在正確比率的所需條件。

如需更多關於 SAP Ariba 營運資金管理計劃的資訊，請參閱 http://www.ariba.com/solutions/manage-cash。

結論

由於您可以查看發票和付款處理，因此不需要以電話或電子郵件聯絡客戶。不用再詢問「您有收到我的發票嗎？」或「您何時會支付我們上個月提交的發票？」此外，您可以預測資金傳送給您的時間，這能協助您管理現金流量。

使用 SAP Ariba，開立發票不再像是將帳單投入黑洞中！

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