คู่ค้ามักคิดว่าการออกใบแจ้งหนี้เปรียบเสมือนการส่งบิลไปยังหลุมดำ และต้องคอยภาวนาเพื่อหวังให้ตนได้รับการชำระเงินในที่สุด

แต่เมื่อใช้ SAP Ariba คุณสามารถดูการดำเนินการใบแจ้งหนี้ได้ คุณจึงทราบว่าคุณจะได้รับการชำระเงินเมื่อใด คุณสามารถดูสถานะของใบแจ้งหนี้ได้ทุกเมื่อเพื่อดูข้อมูลเชิงลึกของเงินทุนขาเข้าที่คาดไว้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการเงินสดในธุรกิจของคุณ

บทความนี้จะอธิบายสิ่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นหลังจากที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้บน Ariba Network และส่งให้กับลูกค้า คุณจะเข้าใจประโยชน์มากมายที่ SAP Ariba มีให้คุณมากกว่าการดำเนินการแบบกระดาษ

ใบแจ้งหนี้ที่ดีหรือไม่ดี?

เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน Ariba Network ในขั้นแรกใบแจ้งหนี้นี้จะถูกตรวจสอบความถูกต้องตามกฎการออกใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ถ้าผ่านกฎเหล่านี้ สถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ถูกส่งแล้ว และใบแจ้งหนี้จะไปยังกลุ่มบัญชีเจ้าหนี้ของลูกค้าเพื่อขอการอนุมัติ

ถ้าจำนวนเงิน ปริมาณ และข้อมูลอื่นๆ ในใบแจ้งหนี้ตรงกับคำสั่งซื้อและใบรับ (ถ้ามี) คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ อีก และการดำเนินการกระทบยอดใบแจ้งหนี้จะเป็นแบบ "ไร้การสัมผัส" แต่ถ้าค่าในใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกันหรือมีปัญหาอื่นๆ ใบแจ้งหนี้เหล่านั้นจะถูกแฟลกเป็นส่วนต่าง

การจับคู่จะยึดตามช่วงที่ยอมรับได้ซึ่งลูกค้ากำหนดรูปแบบไว้ ตัวอย่างเช่น ราคาในใบแจ้งหนี้อาจแตกต่างจากราคาที่ระบุในคำสั่งซื้อเล็กน้อย แต่ก็ยังถือว่าตรงกัน

กรุณาจำไว้ว่าถ้าคุณพบว่าคุณระบุข้อมูลในใบแจ้งหนี้ผิดพลาดหลังจากส่งแล้ว คุณจะไม่สามารถยกเลิกได้ และต้องรอให้ลูกค้าปฏิเสธใบแจ้งหนี้นั้นแทน จากนั้นคุณจึงสามารถแก้ไขข้อมูลที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดแล้วส่งใหม่ได้ โดยคุณอาจต้องแจ้งเตือนให้ลูกค้าทราบว่าใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดต่อลูกค้า กรุณาดู บทความนี้

ส่วนต่างของใบแจ้งหนี้

กรณีที่มีส่วนต่างของใบแจ้งหนี้ เจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้จะต้องเข้ามาดำเนินการ ส่วนต่างที่พบทั่วไป ได้แก่ ราคาตามใบแจ้งหนี้ซึ่งอยู่นอกช่วงที่ยอมรับได้เมื่อเทียบกับคำสั่งซื้อ หน่วยนับไม่ถูกต้อง หรือคำสั่งซื้อซึ่งไม่มีเงินชำระ หรือใบแจ้งหนี้อาจต้องได้รับอนุมัติจากบุคคลในสำนักงานภาคสนาม

ส่วนต่างจะทำให้เกิดการดำเนินการเฉพาะลูกค้า เช่น การติดต่อไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อกำหนดกลยุทธ์การดำเนินการแก้ไข ซึ่งอาจเป็นการปรับคำสั่งซื้อ การชำระเงินน้อยกว่ายอดในใบแจ้งหนี้ หรือการปฏิเสธใบแจ้งหนี้

เนื่องจากปัญหาเรื่องส่วนต่างต้องอาศัยการดำเนินการโดยผู้ใช้ ปัญหานี้จึงทำให้การดำเนินการใบแจ้งหนี้ช้าลงและอาจทำให้การชำระเงินล่าช้าไปด้วย เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ ให้ดำเนินการอย่างดีที่สุดเพื่อไม่ให้เกิดส่วนต่างของใบแจ้งหนี้ เพื่อให้การดำเนินการกระทบยอดใบแจ้งหนี้เป็นแบบ 'ไม่สัมผัส'

การปฏิเสธใบแจ้งหนี้

ถ้าใบแจ้งหนี้ ถูกปฏิเสธ (โดยอัตโนมัติหรือโดยเจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้) คุณจะได้รับแจ้งทางข้อความอีเมล์ คุณจะเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณและดูข้อมูลโดยละเอียดในแท็บ ประวัติ ของใบแจ้งหนี้ จากนั้นแก้ไขใบแจ้งหนี้เพื่อแก้ไขปัญหา แล้วจึงส่งใหม่เพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมล์แอดเดรสเป็นอีเมล์ปัจจุบันในแท็บ การแจ้งให้ทราบ ในหน้า การตั้งค่าบัญชี ของบัญชี Ariba Network เพื่อให้คุณได้รับข้อความการปฏิเสธเหล่านี้

สาเหตุที่อาจทำให้ลูกค้าปฏิเสธใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง? การปฏิเสธมักมีสาเหตุมาจากค่าราคาต่อหน่วย ปริมาณ หรือยอดรวมไม่ถูกต้อง อีกสาเหตุหนึ่งคือข้อมูลทางภาษีไม่ถูกต้อง เช่น ระบุรัฐหรือจังหวัดไม่ถูกต้อง หรืออัตราภาษีไม่ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ที่แปลงมาจากคำสั่งซื้อจะถูกปฏิเสธถ้าไอเท็มไม่ได้รับการส่งมอบหรือไม่ถูกต้อง หรืออ้างอิงถึงผู้ขอที่ไม่ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำสั่งซื้อจะถูกปฏิเสธถ้ามีการอ้างอิงคำสั่งขายหรือสัญญาที่ไม่มีอยู่

ฉันจะได้รับการชำระเงินเมื่อใด?

เมื่อลูกค้าอนุมัติใบแจ้งหนี้เพื่อการชำระเงิน สถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ได้รับอนุมัติ ในขั้นตอนนี้ ลูกค้าของคุณสามารถเลือกที่จะส่งหรือไม่ส่งกำหนดการชำระเงิน ซึ่งระบุวันที่คุณจะได้รับการชำระเงิน (โดยคำนวณจากเงื่อนไขการชำระเงินในใบแจ้งหนี้) และส่วนลดในการชำระเงินให้คุณได้ คุณสามารถดูเอกสารนี้ได้โดยการคลิก การชำระเงิน > การชำระเงินตามกำหาดการ

ได้รับเงิน!

ในวันที่ชำระเงินตามที่ตกลงไว้ ระบบการชำระเงินของลูกค้าจะโอนเงินไปยังบริษัทของคุณ และสถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ชำระเงินแล้ว นอกจากนี้ลูกค้าของคุณยังสามารถเลือกที่จะส่งหรือไม่ส่งใบแจ้งการโอนเงิน ซึ่งระบุใบแจ้งหนี้ที่กำลังชำระเงินและวิธีการชำระเงินที่ใช้ให้คุณได้ การจับคู่การชำระเงินเฉพาะรายการกับแต่ละใบแจ้งหนี้อาจสร้างความยุ่งยากให้กับคุณอย่างมาก แต่เอกสารใบแจ้งการโอนเงินจะทำให้งานนี้ง่ายขึ้นมาก คุณสามารถดูเอกสารนี้ได้โดยการคลิก การชำระเงิน > การโอนเงิน

ได้รับเงินเร็วขึ้น!

การออกใบแจ้งหนี้และการชำระบัญชีผ่านทาง SAP Ariba มีความโปร่งใสและรวดเร็วตามความเร็วอินเตอร์เน็ต คุณจึงมีโอกาสได้รับเงินเร็วยิ่งขึ้น และยังสามารถใช้ประโยชน์จากโปรแกรมการจัดการเงินทุนหมุนเวียนของ SAP Ariba เช่น การให้ส่วนลดแบบไดนามิก

การได้รับเงินเร็วกว่าปกติอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้กระแสเงินในธุรกิจมีการหมุนเวียนในอัตราที่เหมาะสม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรมการจัดการเงินทุนหมุนเวียนของ SAP Ariba กรุณาดู http://www.ariba.com/solutions/manage-cash

บทสรุป

เมื่อสามารถดูการดำเนินการกับใบแจ้งหนี้และการชำระเงินได้ คุณจึงไม่จำเป็นต้องโทรหรือส่งอีเมล์ถึงลูกค้าอีก ไม่จำเป็นต้องถามว่า "คุณได้รับใบแจ้งหนี้แล้วหรือยัง?" หรือ "คุณจะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่เราส่งไปในเดือนที่แล้วเมื่อใด?" ทั้งยังคาดการณ์วันเวลาที่ลูกค้าจะส่งเงินให้คุณได้ ทำให้คุณจัดการกระแสเงินของตนเองได้ง่ายขึ้น

เมื่อมี SAP Ariba การออกใบแจ้งหนี้จะไม่ใช่การส่งบิลไปยังหลุมดำอีกต่อไป!

SAP Business Network สำหรับ Procurement และ Supply Chain > เอกสารธุรกรรม > ธุรกรรม (การออกใบแจ้งหนี้)