Mange leverandører tenker på fakturering som det å sende en regning ut i det store intet. De krysser fingrene og håper at de på et eller annet tidspunkt mottar betaling.

Med SAP Ariba får du oversikt over fakturabehandlingen, slik at du vet når du vil motta betaling. Du kan når som helst vise fakturastatus for å få innsyn i forventede innkommende midler, noe som er svært nyttig for å styre virksomhetens kontantstrøm.

Denne artikkelen beskriver hva som skjer etter at du har opprettet en faktura på Ariba Network og sendt den til kunden. Du vil forstå hvordan SAP Ariba gir deg store fordeler sammenlignet med papirarbeid.

Gyldig faktura eller ugyldig faktura?

Når du sender en faktura gjennom Ariba Network, valideres den først mot kundens faktureringsregler. Hvis fakturaen oppfyller disse reglene, endres fakturastatusen til Sendt og fakturaen går videre til kundens leverandørreskontrogruppe for godkjenning.

Hvis fakturabeløp, kvantum og annen informasjon stemmer overens med innkjøpsordren og kvitteringen (hvis tilgjengelig), er det ikke nødvendig å kontakte kunden og fakturaavstemmingsprosessen skjer automatisk. Hvis fakturaverdier ikke samsvarer eller det finnes andre problemer, merkes fakturaen som et avvik.

Samsvar er basert på toleransegrenser som er konfigurert av kunden. Prisene i en faktura kan for eksempel være litt forskjellig fra de som er oppgitt i innkjøpsordren og fremdeles anses som samsvarende.

Vær oppmerksom på at du ikke kan annullere fakturaen hvis du oppdager en feil etter at fakturaen er sendt. Du må i stedet vente til kunden avviser fakturaen. Deretter kan du redigere fakturaen for å korrigere feilen og sende fakturaen på nytt. Du vil kanskje varsle kunden om at fakturaen er feil. Du finner mer informasjon om hvordan du kontakter kunden i denne artikkelen.

Fakturaavvik

Hvis det er fakturaavvik, må avdelingen for oppgjør av leverandørgjeld involveres. Vanlige avvik er fakturapriser som er utenfor toleransegrensen i forhold til innkjøpsordren, ugyldige måleenheter eller innkjøpsordrer som mangler midler. Det er også mulig at fakturaen krever godkjenning fra noen på et avdelingskontor.

Avvik setter i gang kundespesifikke prosesser, for eksempel kontakt med innkjøpsavdelingen for å velge en korrigeringsstrategi, uavhengig om det er å tilpasse innkjøpsordren, delbetale fakturaen eller avvise fakturaen.

Siden avvik krever samhandling med andre, bremser det fakturabehandlingen og kan forsinke betalingen. Når du oppretter fakturaer, må du gjøre det du kan for å unngå fakturaavvik slik at avstemmingsprosessen foregår uten menneskelig samhandling.

Fakturaavvisning

Hvis fakturaen er Avvist (enten automatisk eller av avdelingen for oppgjør av leverandørgjeld, blir du varslet via en e-postmelding. Du kan logge deg på kontoen din og se etter detaljert informasjon på fanearket Historikk for fakturaen. Deretter kan du redigere fakturaen for å korrigere feilen og sende fakturaen på nytt til ny validering. Kontroller at e-postadressen din er gyldig på fanen Meldinger på siden Kontoinnstillinger i Ariba Network-kontoen, slik at du mottar disse avvisningsmeldingene.

Hva er årsakene til at kunden avviser en faktura? Avvisning skyldes ofte feil verdier for enhetspris, kvantum eller totalbeløp. En annen årsak er feil avgiftsinformasjon, for eksempel at det er oppgitt feil region eller feil avgiftssats. En faktura som er konvertert fra en innkjøpsordre, blir avvist hvis artikler ikke er levert eller er feil, eller hvis fakturaen henviser til ugyldige anmodere. En faktura uten innkjøspsordre, blir avvist hvis den henviser til en salgsordre eller kontrakt som ikke finnes.

Når vil jeg få betalt?

Når kunden godkjenner en faktura for betaling, oppgraderes statusen til Godkjent. På dette tidspunktet kan kunden velge å sende deg en betalingsplan, som oppgir datoen du får betalt (beregnet i henhold til betalingsvilkårene i fakturaen), og en eventuell betalingsrabatt. Du kan vise dette dokumentet ved å klikke på Betalinger > Planlagte betalinger.

Penger!

Kundens betalingssystem overfører midler til bedriften din på den avtalte betalingsdatoen, og fakturastatusen oppgraderes til Betalt. Kunden kan også velge å sende deg en remitteringsmelding, som spesifiserer fakturaen som betales og betalingsmåten som brukes. Det å sammenligne spesifikke betalinger mot enkeltfakturaer kan være et stort problem, men remitteringsmeldinger gjør denne oppgaven mye enklere. Du kan vise dette dokumentet ved å klikke på Betalinger > Remitteringer.

Penger raskere!

Fakturering og oppgjør via SAP Ariba er gjennomsiktig og utføres med Internett-hastighet slik at du har mulighet til å motta pengene dine enda raskere. Du kan dra nytte av SAP Aribas Working Capital Management-programmer, for eksempel Dynamisk rabattering.

Å få pengene dine tidligere kan være det du trenger for å holde kontantstrømmen på riktig kurs for bedriften.

Hvis du vil vite mer om SAP Aribas Working Capital Management-programmer, se http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Konklusjon

Siden du har innsyn i faktura- og betalingsbehandlingen, er det ikke nødvendig å kontakte kunden. Du slipper å høre fraser som "fikk du ikke e-posten jeg sendte?" eller "når vil du betale oss for fakturaen vi sendte forrige måned?" Du kan også forutsi når midlene sendes til deg, noe som hjelper deg med å styre kontantstrømmen.

Med SAP Ariba er fakturering ikke lenger det samme som å sende en regning ut i det store intet!

SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > Transaksjonsdokumenter > Transaksjon (fakturering)