Per i fornitori fatturare è come inviare una fattura in un buco nero. Incrociano le dita e sperano prima o poi di ricevere il pagamento.

Ma SAP Ariba offre visibilità nell'elaborazione delle fatture, permettendo di sapere quando si riceverà il pagamento. È possibile visualizzare lo stato della fattura in qualsiasi momento per una panoramica delle entrate previste, una funzione molto utile per gestire le disponibilità liquide dell'azienda.

Questo articolo descrive cosa succede dopo che una fattura è stata creata su Ariba Network e inviata al cliente e illustra gli enormi vantaggi offerti da SAP Ariba rispetto ai processi cartacei.

Fattura corretta o errata?

Quando si invia una fattura attraverso Ariba Network, questa viene prima validata in base alle regole di fatturazione del cliente. Se supera queste regole, il suo stato viene modificato in Inviata e la fattura passa al gruppo Conto fornitori del cliente per l'approvazione.

Se gli importi, le quantità e altre informazioni della fattura corrispondono all'ordine d'acquisto e alla ricevuta (se disponibile), non è richiesta alcuna interazione umana e il processo di riconciliazione della fattura è "touchless". Tuttavia, se i valori della fattura non corrispondono o in presenza di altri problemi, la fattura viene contrassegnata come eccezione.

La corrispondenza è basata su tolleranze configurate dal cliente. Ad esempio i prezzi di una fattura possono essere leggermente diversi da quelli elencati nell'ordine d'acquisto ma essere comunque considerati conformi.

Se si scopre un errore nella fattura dopo averla inviata, non è possibile annullarla. È necessario invece attendere che il cliente la rifiuti. A questo punto è possibile modificarla per correggere l'errore e rinviarla. È possibile avvisare il cliente della fattura errata; ulteriori informazioni su come contattare il cliente sono disponibili in questo articolo.

Eccezione della fattura

In caso di eccezione della fattura, un addetto alla contabilità fornitori deve intervenire. Eccezioni comuni sono prezzi della fattura che non rientrano nella tolleranza dell'ordine d'acquisto, unità di misura errate oppure ordini d'acquisto senza fondi. In alcuni casi la fattura potrebbe richiedere l'approvazione di qualcuno in una succursale.

Le eccezioni attivano processi specifici del cliente, come la consultazione del reparto acquisti per decidere una strategia per l'azione correttiva, come l'adeguamento dell'ordine d'acquisto, una riduzione del pagamento o il rifiuto della fattura.

Poiché le eccezioni richiedono l'interazione umana, rallentano l'elaborazione delle fatture e possono ritardare il pagamento. Quando si creano fatture, è importante fare il possibile per evitare eccezioni delle fatture, in modo che il processo di riconciliazione della fattura rimanga touchless.

Rifiuto della fattura

Se la fattura viene Rifiutata (automaticamente o da parte di un addetto alla contabilità fornitori), si riceve un messaggio di posta elettronica di notifica. È quindi possibile accedere all'account e visualizzare informazioni dettagliate nella scheda Cronologia della fattura. La fattura può essere modificata per correggere il problema e rinviata per la convalida. L'indirizzo di posta elettronica nella scheda Notifiche all'interno della pagina Impostazioni account dell'account Ariba Network deve essere aggiornato per poter ricevere i messaggi di rifiuto.

Perché un cliente potrebbe rifiutare una fattura? Il rifiuto è dovuto spesso a valori errati per prezzo unitario, quantità o importo totale. Un altro motivo è costituito da informazioni fiscali errate, come l'indicazione dello stato o della provincia errati o un'aliquota fiscale errata. Una fattura con conversione PO potrebbe essere rifiutata se gli articoli non sono stati consegnati o erano errati oppure se fa riferimento a richiedenti non validi. Una fattura senza ordine d'acquisto sarebbe rifiutata se fa riferimento a un ordine d'acquisto o un contratto che non esiste.

Quando riceverò il pagamento?

Quando il cliente approva una fattura per il pagamento, il suo stato viene modificato in Approvata. A questo punto il cliente può inviare facoltativamente un piano di pagamento indicante la data del pagamento (calcolata dai termini di pagamento indicati sulla fattura) ed eventuali sconti. È possibile visualizzare questo documento facendo clic su Pagamenti > Pagamenti pianificati.

Denaro!

Alla data di pagamento concordato, il sistema di pagamento del cliente invia i fondi all'azienda e lo stato della fattura avanza a Pagata. Il cliente può inviare facoltativamente un avviso di rimessa pagamento, che indica la fattura oggetto del pagamento e il metodo utilizzato. Il confronto dei pagamenti specifici con le singole fatture può essere un punto dolente, ma i documenti di rimessa pagamento semplificano notevolmente questo compito. È possibile visualizzare questo documento facendo clic su Pagamenti > Rimesse.

Denaro più velocemente!

La fatturazione e il pagamento con SAP Ariba sono trasparenti e viaggiano alla velocità di Internet, consentendo di ricevere i pagamenti anche più velocemente. È possibile approfittare dei programmi di gestione del capitale d'esercizio di SAP Ariba, come Sconto dinamico.

I pagamenti più rapidi potrebbero essere essenziali per assicurare il giusto flusso di cassa nell'azienda.

Ulteriori informazioni sui programmi di gestione del capitale d'esercizio di SAP Ariba sono disponibili su http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Conclusioni

Grazie alla visibilità nell'elaborazione delle fatture e dei pagamenti, non è necessario chiamare o inviare messaggi di posta elettronica al cliente. Non ci sono più "Ha ricevuto la mia fattura?" o "Quando avverrà il pagamento per la fattura che abbiamo inviato il mese scorso?". Inoltre è possibile prevedere quando saranno inviati i fondi e gestire meglio il flusso di cassa.

Con SAP Ariba fatturare non è più come inviare una fattura in un buco nero!

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