Доставчиците гледат на фактурирането като на изпращане на сметка в черна дупка. Стискат палци и се надяват, че в някакъв момент ще получат плащане.

Със SAP Ariba обработката на фактурите е прозрачна и знаете кога ще получите плащане. Можете да преглеждате статуса на фактурите си по всяко време, за да имате яснота относно очакваните входящи парични средства. Това би ви било от полза за управлението на паричните средства на компанията ви.

Тази статия описва какво се случва, след като създадете фактура в Ariba Network и я изпратите на клиента си. Ще разберете какво предимство ви дава SAP Ariba спрямо обработката на фактури на хартиен носител.

Добра фактура или лоша фактура?

Когато изпратите фактура в Ariba Network, най-напред тя бива валидирана спрямо правилата за фактуриране на вашия клиент. Ако валидирането е успешно, тя получава статус Изпратена и преминава в групата от задължения за одобрение на вашия клиент.

Ако сумите, количествата и останалата информация по фактурата съответстват на тези от поръчката за доставка и квитанцията (в случай че е налична), не е необходима човешка намеса и процесът на съгласуване на фактурата е “безконтактен”. Ако обаче стойностите по фактурата се различават или ако са налице други проблеми, фактурата се обозначава като изключение.

Съпоставянето се извършва на базата на конфигурираните допустими отклонения от вашия клиент. Например цените в дадена фактура може да се различават леко от цените в поръчката за доставка, но въпреки това да бъдат приети като съответстващи.

Имайте предвид, че не може да анулирате фактура, ако откриете грешка в нея, след като вече сте я изпратили. Вместо това трябва да изчакате клиентът ви да я отхвърли. След това може да коригирате грешката във фактурата и да я изпратите отново. Би било добре да предупредите клиента си за неправилната фактура. Повече информация относно осъществяването на контакт с вашия клиент можете да намерите в тази статия.

Фактура изключение

При наличие на фактура изключение се изисква намесата на служител, който отговаря за задълженията. Причините за изключенията често са цени извън допустимото отклонение спрямо ПД, неправилни мерни единици или ПД, за които липсват средства. Може също да е необходимо фактурата да бъде одобрена от служител в регионален офис.

Изключенията стартират специфични за клиента процеси. Такъв процес е свързването с отдел “Покупки” с цел избиране на корективни действия, било то коригиране на ПД, плащане на част от сумата по фактурата или отхвърляне на фактурата.

Тъй като изключенията изискват човешка намеса, те забавят обработката на фактурите и могат да доведат до закъснение на плащането. Когато създавате фактури, направете всичко възможно да предотвратите възникването на изключения, така че съгласуването на фактурите да бъде безконтактно.

Отхвърляне на фактура

Ако фактурата бъде Отхвърлена (автоматично или от служител по задълженията), ще получите уведомление по имейл за това. Влезете в акаунта си и потърсете подробна информация в таб История на фактурата. След това коригирайте проблема във фактурата и я изпратете отново за валидиране. В таб Известия на страницата Настройки за акаунт във вашия акаунт в Ariba Network проверете дали сте въвели актуалния си имейл адрес, на който да получавате съобщения за отхвърляне.

Какво може да накара клиента ви да отхвърли фактура? Отхвърлянето често се дължи на неправилни стойности за единична цена, количество или обща сума. Друга причина може да е посочването на грешна данъчна информация, като например грешен щат или провинция, или неправилна данъчна ставка. Преобразувана от ПД фактура може да бъде отхвърлена, ако артикулите не са доставени или са неправилни, или ако препраща към невалидни заявители. Фактура без ПД може да бъде отхвърлена, ако препраща към несъществуваща клиентска поръчка или договор.

Кога ще получа плащане?

Когато вашият клиент одобри фактура за плащане, тя преминава в статус Одобрена. В този момент вашият клиент може да ви изпрати график за плащане, в който е посочена датата, когато ще получите плащането (изчислена според условията за плащане по фактурата), както и отстъпката за плащането, ако има такава. Можете да видите този документ, като кликнете върху Плащания > Планирани плащания.

Вземете парите си!

На договорената дата за плащане платежната система на клиента ви изпраща паричен превод на вашата компания и фактурата преминава в статус Платена. Вашият клиент може също да ви изпрати известие за паричен превод с данни за фактурата, по която се извършва плащането, и за използвания метод на плащане. Съпоставянето на конкретни плащания с отделни фактури може да е доста трудоемко, но известията за паричен превод улесняват значително тази задача. Можете да видите този документ, като кликнете върху Плащания > Парични преводи.

Вземете парите си още по-бързо!

Със SAP Ariba фактурирането и уреждането на плащанията е прозрачно и се извършва със скоростта на интернет, което позволява да получите парите си още по-бързо. Можете да се възползвате от програмите на SAP Ariba за управление на оборотните средства, като например програмата за динамични отстъпки.

Навременното получаване на парите ви може би е точно това, от което бизнесът ви се нуждае, за да регулира паричните си потоци.

За повече информация относно програмите на SAP Ariba за управление на оборотните средства вижте http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

В заключение

Поради прозрачността на обработката на фактурите и плащанията отпада необходимостта да се свързвате с клиента си по телефон или по имейл. Не се налага да питате “Получихте ли фактурата ми?” или “Кога ще получим плащането по фактурата, която ви изпратихме миналия месец?”. Също така можете да прогнозирате кога ще получите плащания и да управлявате по-добре паричните си потоци.

Със SAP Ariba фактурите, които изпращате, вече не попадат в черна дупка!

SAP Business Network for Procurement и верига за доставки > Документи за транзакции > Транзакция (Фактуриране)