Los proveedores piensan que cuando mandan sus facturas las engulle un agujero negro. Cruzan los dedos y esperan que, en algún momento, las cobrarán.

Sin embargo, con SAP Ariba, tendrá visibilidad sobre el procesamiento de facturas, por lo que podrá saber cuándo recibirá el pago. Puede visualizar el estado de la factura en cualquier momento para tener una previsión de los fondos que recibirá, lo cual es muy útil para gestionar el dinero de su empresa.

Este artículo describe lo que sucede cuando crea una factura en Ariba Network y la envía al cliente. Descubrirá las grandes ventajas de SAP Ariba en comparación con los procesos que implican papeleo.

¿La factura es correcta o incorrecta?

Cuando envía una factura a través de Ariba Network, primero se valida en base a las reglas de facturación del cliente. Si cumple con dichas reglas, su estado pasa a ser Enviada y se remite al grupo de cuentas por pagar del cliente para su aprobación.

Si el importe, las cantidades y demás información de la factura coinciden con el pedido de compa y el recibo (si está disponible), no es necesario que intervenga ninguna persona y el proceso de reconciliación de la factura es completamente automático. Sin embargo, si los valores de la factura no coinciden o surgen otros problemas, la factura se marca como excepción.

El cotejo se basa en tolerancias configuradas por el cliente. Por ejemplo, los precios de una factura pueden diferir ligeramente de los que aparecen en el pedido de compra y, aun así, considerarse coincidentes.

Hay que tener en cuenta que, si el usuario descubre que ha cometido un error en la factura después de enviarla, ya no podrá cancelarla. Deberá esperar a que el cliente la rechace. A continuación podrá editarla, corregir el error y volver a enviarla. Es posible que desee advertir al cliente de que la factura no es correcta. Para obtener más información sobre cómo ponerse en contacto con el cliente, consulte este artículo.

Excepción de factura

Cuando se produce una excepción de factura, será necesaria la intervención de un Responsable de contabilidad de acreedores. Algunas excepciones habituales son los precios de las facturas que exceden los umbrales de tolerancia con respecto al pedido de compra, las unidades de medida incorrectas o los pedidos de compra sin fondos. También es posible que la factura requiera la aprobación de alguien de una oficina exterior.

Las excepciones inician procesos específicos del cliente, como contactar con el Departamento de Compras para decidir una estrategia de acción correctiva, ya sea ajustar el pedido de compra, pagar la factura a corto plazo o rechazarla.

Puesto que las excepciones requieren la interacción del usuario, ralentizan el procesamiento de las facturas y pueden retrasar el pago. Cuando cree facturas, intente evitar las excepciones para que el proceso de reconciliación de las mismas se realice automáticamente.

Rechazo de factura

Si la factura está Rechazada (ya sea automáticamente o por la intervención de un responsable de las cuentas por pagar), se le avisará mediante un mensaje de correo electrónico. Deberá iniciar la sesión con su cuenta y buscar información detallada en la pestaña Histórico de la factura. A continuación, deberá editar la factura para corregir el problema y volver a enviarla para su validación. Asegúrese de que su dirección de correo electrónico sea la actual en la pestaña Notificaciones de la página Configuración de cuenta de su cuenta de Ariba Network para poder recibir estos mensajes de rechazo.

¿Qué puede causar que el cliente rechace una factura? El rechazo a menudo se debe a valores incorrectos en el precio unitario, en la cantidad o en el importe total. Otro motivo es la información fiscal incorrecta, como especificar el estado o la provincia equivocados o un tipo impositivo incorrecto. Una factura de conversión de PO se rechazaría si los artículos no se han entregado, si son incorrectos, o si hacen referencia a solicitantes no válidos. Una factura sin pedido se rechazaría si hace referencia a un pedido de cliente o contrato que no existen.

¿Cuándo cobraré?

Si el cliente aprueba una factura para su pago, el estado pasa a ser Aprobado. En este punto, el cliente puede enviar opcionalmente un plan de pagos que especifique la fecha en que va a cobrar (se calcula a partir de los términos de pago de la factura) y, si procede, algún descuento. Puede ver este documento si hace clic en Pagos > Pagos programados.

¡Dinero!

En la fecha de pago acordada, el sistema de pago del cliente enviará fondos a su empresa y el estado de la factura pasará a ser Pagado. Opcionalmente, el cliente también puede mandarle un aviso de envío que especifica la factura que se paga y el método de pago utilizado. Cotejar pagos específicos con facturas individuales puede resultar muy laborioso, pero los documentos de aviso facilitan esta tarea. Puede ver este documento si hace clic en Pagos > Remesas.

¡Dinero rápido!

La facturación y la liquidación a través de SAP Ariba son transparentes y viajan a la velocidad de Internet, de forma que tiene la oportunidad de recibir su dinero aún más rápido. Puede utilizar programas de gestión del capital circulante de SAP Ariba como, por ejemplo, Descuento dinámico.

Poder obtener su dinero antes puede ser lo que necesita para mantener el flujo de efectivo al ritmo que necesita su negocio.

Para más información sobre los programas de gestión del capital circulante de SAP Ariba, consulte http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Conclusión

Puesto que dispone de visibilidad sobre el proceso de facturación y pago, ya no es necesario llamar ni enviar ningún mensaje de correo electrónico al cliente. Ya no tendrá que preguntar si han recibido su factura ni cuándo le van a abonar una factura que mandó el mes pasado. Además, podrá predecir cuándo recibirá los fondos, lo que ayuda a gestionar el flujo de efectivo.

Con SAP Ariba, ya no tendrá la sensación de que está enviando sus facturas a un agujero negro.

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