Faturalama, tedarikçiler için adeta bir faturayı bilinmezliğe uğurlamak gibi. Şanslarının yaver gitmesini ve bir noktada ödeme almayı diliyorlar.

Ancak SAP Ariba ile fatura işlemleri görünür hale gelir ve ne zaman ödeme alacağınızı bilirsiniz. Beklenen gelen ödemeler hakkında bilgi sahibi olmak için fatura durumunuzu dilediğiniz zaman görüntüleyebilirsiniz. Bu, işletmenizdeki nakdi yönetmek için oldukça faydalıdır.

Bu makalede, Ariba Network'te bir fatura oluşturup müşterinize gönderdikten sonra neler olduğu açıklanmaktadır. SAP Ariba'nın kağıt işlemlerine göre nasıl büyük avantajlar sağladığını anlayacaksınız.

Doğru fatura mı, yanlış fatura mı?

Ariba Network'te bir fatura gönderdiğinizde fatura ilk olarak müşterinizin faturalama kurallarına göre doğrulanır. Fatura bu kuralları geçerse durumu Gönderildi olarak değişir ve onay için müşterinizin Borç Hesapları grubuna gönderilir.

Fatura tutarları, miktarları ve diğer bilgiler satın alma siparişi ve makbuz (varsa) ile eşleşirse herhangi bir kişi etkileşimi gerekmez ve fatura mutabakatı işlemi "el değmeden" gerçekleşir. Ancak fatura değerleri eşleşmiyorsa veya başka sorunlar varsa fatura özel durum olarak işaretlenir.

Eşleşme, müşteriniz tarafından yapılandırılan toleranslara dayalıdır. Örneğin, bir faturadaki fiyatlar satın alma siparişinde listelenen fiyatlardan biraz farklı olabilir ve bunların yine de eşleştiği kabul edilebilir.

Gönderdikten sonra bir hata yaptığınızı fark etmeniz durumunda faturayı iptal edemeyeceğinizi unutmayın. Bunun yerine müşterinizin faturayı reddetmesini beklemeniz gerekir. Daha sonra hatayı düzeltip faturayı yeniden gönderebilirsiniz. Müşteriyi yanlış fatura hakkında uyarmanız gerekebilir. Müşterinizle bağlantı kurma hakkında daha fazla bilgi için bu makaleye bakın.

Fatura özel durumu

Fatura özel durumu söz konusu olduğunda bir A/P elemanının müdahil olması gerekir. Satın alma siparişi için tolerans dışında fatura fiyatları, yanlış ölçü birimleri veya ödenmeyen satın alma siparişleri sık karşılaşılan özel durumlar arasında yer almaktadır. Faturanın, saha ofisindeki biri tarafından onaylanması gerekebilir.

Konu ister satın alma siparişini düzenleme ister daha az miktarda ödeme yapma veya faturayı reddetme olsun özel durumlarla birlikte, düzeltici eylem stratejisi belirlemek için Satın Alma Departmanı ile bağlantı kurma gibi müşteriye özgü süreçler başlar.

Özel durumlar için kişi etkileşimi gerektiğinden fatura işlemleri yavaşlar ve ödeme gecikebilir. Fatura oluşturduğunuzda fatura özel durumları oluşmasını önlemek için elinizden geleni yapın. Böylece fatura mutabakatı sorunsuz bir şekilde tamamlanır.

Fatura reddi

Fatura Reddedilirse (otomatik olarak veya bir A/P elemanı tarafından) bir e-posta mesajıyla bilgilendirilirsiniz. Hesabınızda oturum açar ve faturanın Geçmiş sekmesinde ayrıntılı bilgi olup olmadığına bakarsınız. Ardından, sorunu düzeltmek için faturayı düzenler ve tekrar doğrulanması için faturayı yeniden gönderirsiniz. Bu ret mesajlarını almak için Ariba Network hesabınızdaki Hesap Ayarları sayfasının Bildirimler sekmesinde e-posta adresinizin geçerli olduğundan emin olun.

Müşteriniz bir faturayı neden reddeder? Ret işlemi genellikle birim fiyat, miktar veya toplam tutar değerleri hatalı olduğundan gerçekleşir. Başka bir neden ise vergi bilgilerinin hatalı olmasıdır. Örneğin, yanlış il veya ilçenin ya da hatalı bir vergi oranının belirtilmesi. Satın alma siparişi ters faturası, kalemlerin teslim edilmemiş veya hatalı ya da talep sahiplerinin geçersiz olması nedeniyle reddedilir. Mevcut olmayan bir satış siparişine veya sözleşmeye başvuran, satın alma siparişi olmayan faturalar reddedilir.

Ne zaman ödeme alacağım?

Müşteriniz bir faturayı ödeme için onayladığında faturanın durumu Onaylandı olarak değişir. Bu noktada isteğe bağlı olarak müşteriniz, size ödemeyi alacağınız tarih (faturadaki ödeme süresi ile hesaplanır) ile birlikte herhangi bir ödeme indirimi olup olmadığını belirten bir ödeme planı gönderebilir. Ödemeler > Zamanlanan Ödemeler seçeneğine tıklayarak bu belgeyi görüntüleyebilirsiniz.

Para!

Belirlenen ödeme tarihinde müşterinizin ödeme sistemi şirketinize para havalesi yapar ve faturanın durumu Ödendi olarak değişir. Ayrıca müşteriniz isteğe bağlı olarak, ödenen faturanın ve kullanılan ödeme yönteminin belirtildiği bir havale bildirimi gönderebilir. Belirli ödemeleri ayrı faturalarla eşleştirmek sizin için büyük bir sorun olabilir ancak havale bildirimi belgeleri bu görevi çok daha kolay hale getirir. Ödemeler > Havaleler seçeneğine tıklayarak bu belgeyi görüntüleyebilirsiniz.

Daha hızlı para!

SAP Ariba aracılığıyla faturalama ve ödeme şeffaf olup internet hızında gerçekleşir. Böylece paranızı daha da hızlı alma fırsatı elde edersiniz. SAP Ariba'nın Dinamik İndirim gibi işletme sermayesi yönetim programlarından yararlanabilirsiniz.

İşletmenizin nakit akışını doğru oranda tutmak için ihtiyacınız olan, paranızı daha erken almak olabilir.

SAP Ariba'nın işletme sermayesi yönetim programları hakkında daha fazla bilgi için bkz. http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Sonuç

Fatura ve ödeme işlemlerini görebildiğiniz için müşterinizi aramanıza veya e-posta göndermenize gerek kalmaz. "Faturamı aldınız mı?" veya "Geçen ay gönderdiğimiz fatura için ne zaman ödeme yapacaksınız?" gibi sorular ortadan kalkar. Ayrıca ne zaman ödeme alacağınızı tahmin edebilirsiniz. Bu da nakit akışınızı yönetmenize yardımcı olur.

SAP Ariba ile faturaları artık bilinmezliğe uğurlamayacaksınız!

SAP Business Network for Procurement/Supply Chain > İşlem Belgeleri > İşlem (Faturalama)