Dodavatelé si představují fakturaci jako odeslání dokladu do černé díry. Drží si palce a doufají, že pokud vše proběhlo v pořádku, jednoho dne jim přijde platba.

V systému SAP Ariba však máte přehled o zpracování faktury, takže víte, kdy přijmete platbu. Můžete si kdykoli zobrazit status faktury a podívat se, kdy můžete očekávat finance, což je nesmírně důležité pro řízení hotovosti ve vašem podniku.

Tento článek popisuje, co se stane poté, co vytvoříte v systému Ariba Network fakturu a odešlete ji svému zákazníkovi. Pochopíte, jaké vám SAP Ariba poskytuje výhody oproti klasickým papírovým procesům.

Dobrá faktura, nebo špatná faktura?

Když odešlete fakturu prostřednictvím Ariba Network, nejprve se provede její validace podle pravidel fakturace zákazníka. Pokud faktura těmto pravidlům vyhovuje, změní se její status na Odesláno a faktura se předá skupině účetnictví dodavatelů zákazníka.

Pokud fakturované částky, množství a další informace odpovídají objednávce a stvrzence (existuje-li), není zapotřebí žádný lidský zásah a proces odsouhlasení faktury je „bezdotykový“. Pokud se však hodnoty faktury neshodují nebo jsou zde jiné problémy, označí se faktura jako výjimka.

Porovnávání je založeno na tolerancích, které konfiguruje váš zákazník. Například ceny na faktuře se mohou mírně lišit od cen v objednávce, a přesto mohou být považovány za shodné.

Nezapomeňte, že pokud po odeslání faktury zjistíte, že jste v ní udělali chybu, nemůžete ji zrušit. Musíte počkat, až ji zákazník odmítne. Poté můžete tuto chybu ve faktuře opravit a znovu ji odeslat. Zákazníka můžete na nesprávnou fakturu upozornit. Informace o tom, jak kontaktovat zákazníka, najdete v tomto článku.

Výjimka ve faktuře

Pokud dojde k výjimce ve faktuře, musí zasáhnout referent účetního oddělení. Běžnými výjimkami jsou ceny faktur, které jsou mimo toleranci v porovnání s objednávkou, nesprávné měrné jednotky nebo objednávky, na které není dostatek prostředků. Faktura také může vyžadovat schválení od některého z nadřízených.

Výjimky odstartují zákaznické procesy, jako je kontaktování nákupního oddělení za účelem dohody o strategii nápravného opatření, ať už je to oprava objednávky, částečné uhrazení faktury nebo odmítnutí faktury.

Protože výjimky vyžadují lidskou intervenci, zpomalují zpracování faktur a mohou zpozdit platbu. Když vytváříte faktury, dělejte maximum pro to, aby nedocházelo k výjimkám z faktur, aby byl proces odsouhlasení faktury bezdotykový.

Odmítnutí faktury

Je-li faktura Odmítnuta (buď automaticky, nebo ze strany referenta účetního oddělení), obdržíte zprávu e-mailem. Přihlaste se do svého účtu a hledejte detailní informace na kartě Historie u faktury. Poté můžete opravit problém na faktuře a odeslat fakturu znovu k validaci. Zkontrolujte, zda máte správně zadanou e-mailovou adresu na kartě Notifikace na stránce Nastavení účtu ve svém účtu Ariba Network, aby vám chodily tyto zprávy o odmítnutí.

Kvůli čemu by mohl zákazník odmítnout fakturu? Odmítnutí je často způsobeno nesprávnými hodnotami jednotkové ceny, množství nebo celkové částky. Dalším důvodem mohou být chybné daňové údaje, např. uvedení nesprávného státu nebo regionu nebo nesprávné sazby daně. Faktura z objednávky může být odmítnuta, pokud položky nebyly dodány nebo byly nesprávné, případně pokud jsou neplatní žadatelé. Faktura bez objednávky může být odmítnuta, pokud odkazuje na zakázku odběratele nebo smlouvu, která neexistuje.

Kdy obdržím platbu?

Když váš zákazník schválí proplacení faktury, její status se změní na Schváleno. V této chvíli vám zákazník může případně zaslat plán plateb, na němž je uvedeno datum, kdy obdržíte platbu (vypočítané na základě platebních podmínek na faktuře) a případná sleva z platby. Tento dokument můžete zobrazit kliknutím na Platby > Naplánované platby.

Peníze!

Ke schválenému datu platby odešle platební systém vašeho zákazníka prostředky vaší společnosti a status faktury se změní na Zaplaceno. Váš zákazník vám může případně zaslat avízo o platbě, na němž je uvedena informace o proplacené faktuře a způsobu platby. Spárování konkrétních plateb s jednotlivými fakturami může být velmi komplikované, ale dodavatelská avíza vám tento úkol mohou velmi usnadnit. Tento dokument můžete zobrazit kliknutím na Platby > Úhrady.

Rychlejší peníze!

Fakturace a zúčtování prostřednictvím systému SAP Ariba jsou transparentní a probíhají rychlostí internetu, takže máte příležitost dostat své peníze ještě rychleji. Můžete využít programů správy pracovního kapitálu SAP Ariba, jako je Dynamic Discounting.

Rychlejší úhrady mohou být přesně tím, co potřebujete k udržení zdravého cash flow ve vašem podniku.

Více informací o programech správy pracovního kapitálu SAP Ariba najdete na webu http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Závěr

Protože máte přehled o zpracování faktur a plateb, nemusíte svého zákazníkovi volat, ani psát e-maily. Již se nemusíte ptát „Dostali jste naši fakturu?“ nebo „Kdy nám proplatíte fakturu, kterou jsme poslali minulý měsíc?“ Můžete také předvídat, kdy k vám finanční prostředky dorazí, díky čemuž můžete snáze řídit své cash flow.

S fakturací SAP Ariba již fakturace nepřipomíná odeslání faktury do černé díry!

SAP Business Network pro nákup a dodavatelský řetězec > Dokumenty transakce > Transakce (fakturace)