Toimittajien mielestä laskuttaminen muistuttaa usein laskun lähettämistä mustaan aukkoon. He vain pitävät peukkua ja toivovat saavansa maksun jossain vaiheessa.

SAP Aribassa sen sijaan koko laskutusprosessi on näkyvissäsi, joten tiedät, milloin saat maksun. Voit tarkastella laskun tilaa milloin tahansa ja saada tietoja odotettavissa olevista saapuvista varoista. Se on erittäin hyödyllistä yrityksen käteisvarojen hallinnan kannalta.

Tässä artikkelissa kuvataan, mitä tapahtuu, kun luot laskun Ariba Networkissa ja lähetät sen asiakkaallesi. Ymmärrät, kuinka SAP Ariba tarjoaa merkittäviä etuja paperiprosesseihin verrattuna.

Hyvä lasku vai paha lasku?

Kun lähetät laskun Ariba Networkin kautta, se validoidaan ensin asiakkaan laskutussääntöjen perusteella. Jos lasku on sääntöjen mukainen, sen tilaksi muuttuu Lähetetty ja se siirtyy asiakkaasi Ostovelat-ryhmään hyväksyttäväksi.

Jos laskun summat, määrät ja muut tiedot vastaavat ostotilausta ja tositetta (jos sellainen on käytettävissä), ihmisresursseja ei tarvita, ja laskun täsmäytysprosessi on "kosketusvapaa". Jos laskun arvot eivät täsmää tai jos on muita ongelmia, lasku merkitään poikkeukseksi.

Täsmäytys perustuu asiakkaasi määrittämiin toleransseihin. Laskussa olevat hinnat voivat esimerkiksi poiketa hieman ostotilauksessa mainituista hinnoista ja niitä voidaan pitää silti täsmäävinä.

Ota huomioon, että jos huomaat tehneesi virheen laskuun ja olet jo lähettänyt laskun, et voi enää peruuttaa sitä. Sen sijaan sinun on odotettava, että asiakkaasi hylkää laskun. Sen jälkeen voit muokata laskua, korjata virheen ja lähettää laskun uudelleen. Kannattaa ehkä varoittaa asiakasta virheellisestä laskusta. Lisätietoja yhteyden ottamisesta asiakkaaseen on tässä artikkelissa.

Laskupoikkeus

Jos kyseessä on laskupoikkeus, ostovelkojen käsittelijän on puututtava asiaan. Tyypillisiä poikkeuksia ovat laskun hinnat, jotka ovat ostotilauksen toleranssin ulkopuolella, virheelliset määräyksiköt tai ostotilaukset, joilta puuttuvat varat. Tai lasku saattaa vaatia hyväksyntää paikallisen toimiston työntekijältä.

Poikkeukset käynnistävät asiakaskohtaisia prosesseja. Sellainen voi olla esimerkiksi yhteydenotto osto-osastoon ja korjaustoimistrategian valitseminen. Strategia voi olla esimerkiksi ostotilauksen mukautus, laskun osittainen maksaminen tai laskun hylkäys.

Koska poikkeukset vaativat ihmisresursseja, ne hidastavat laskujen käsittelyä ja saattavat viivästyttää maksua. Kun luot laskuja, yritä estää laskupoikkeuksia, jotta laskujen täsmäytysprosessi olisi "kosketusvapaa".

Laskun hylkäys

Jos lasku on Hylätty (joko automaattisesti tai ostovelkojen käsittelijän toimesta), sinulle ilmoitetaan asiasta sähköpostiviestillä. Kirjaudu tilillesi ja katso yksityiskohtaisia tietoja laskun Historia-välilehdestä. Poista ongelma muokkaamalla laskua ja lähetä lasku uudelleen validoitavaksi. Varmista, että osoitteesi on merkitty oikein Ariba Network -tilisi Tilin asetukset -sivun Ilmoitukset-välilehdessä, jotta saat hylkäysilmoitukset.

Mikä voisi saada asiakkaasi hylkäämään laskun? Hylkääminen johtuu usein siitä, että yksikköhinnan, määrän tai kokonaissumman kohdalla on virheellisiä arvoja. Toinen syy ovat virheelliset verotiedot, kuten väärän veroalueen määrittäminen tai väärä veroprosentti. Ostotilauksesta luotu lasku hylätään, jos nimikkeitä ei toimiteta tai jos nimikkeet ovat virheellisiä tai jos lasku viittaa virheellisiin pyytäjiin. Ei-ostotilauslasku hylätään, jos se viittaa myyntitilaukseen tai sopimukseen, jota ei ole olemassa.

Milloin saan maksun?

Kun asiakas hyväksyy laskun maksettavaksi, sen tilaksi muuttuu Hyväksytty. Tässä vaiheessa asiakkaasi voi valintansa mukaan lähettää sinulle maksusuunnitelman, jossa määritetään maksun päivämäärä (laskettuna laskun maksuehdoista) ja mahdolliset alennukset. Voit tarkastella tätä asiakirjaa napsauttamalla Maksut > Ajoitetut maksut.

Rahaa!

Sovittuna maksupäivämääränä asiakkaasi maksujärjestelmä välittää varat yrityksellesi ja laskun tilaksi muutetaan Maksettu. Asiakkaasi voi myös halutessaan lähettää maksuilmoituksen, jossa määritetään maksettava lasku ja käytetty maksutapa. Maksun täsmääminen yksittäisiin laskuihin voi olla todella työlästä, mutta laskuilmoitusasiakirjat voivat helpottaa tätä tehtävää huomattavasti. Voit tarkastella tätä asiakirjaa napsauttamalla Maksut > Maksusuoritukset.

Rahaa nopeammin!

SAP Ariban kautta laskutus ja tilitys sujuu läpinäkyvästi ja yhtä nopeasti kuin Internet-yhteydet, joten saatat saada rahasi entistä nopeammin. Voi hyödyntää SAP Ariban käyttöpääoman hallinnan ohjelmia, kuten dynaamisia alennuksia.

Joskus rahojen saaminen aikaisemmin saattaa olla juuri se, mitä tarvitaan, jotta yrityksesi kassavirrat soljuisivat sopivaan tahtiin.

Lisätietoja SAP Ariban käyttöpääoman hallintaohjelmista on osoitteessa http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Johtopäätös

Koska sinulla on näkyvyys laskujen ja maksujen käsittelyyn, asiakkaaseen ei tarvitse ottaa yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse. Enää ei tarvitse kysellä "Saitteko lähettämämme laskun?" tai "Milloin aiotte maksaa viime kuussa lähettämämme laskun?". Voit myös ennustaa, milloin varat tulevat perille, mikä helpottaa kassavirran hallintaa.

SAP Aribaa käyttäen laskutus ei enää muistuta laskujen lähettämistä mustaan aukkoon!

SAP Business Network - Procurement & Supply Chain > Tapahtuma-asiakirjat > Tapahtuma (laskutus)