Leverantörer ser fakturering som att skicka en räkning till ett svart hål. De håller tummarna och hoppas att de någon gång ska få betalt.

Men med SAP Ariba får du insyn i fakturabehandlingen så du vet när du kommer att få betalt. Du kan när som helst visa fakturastatus för att se när du kan förvänta dig ankommande betalningar, något som är mycket användbart för ditt företags kontanthantering.

Den här artikeln beskriver vad som händer när du har skapat en faktura i Ariba Network och skickat den till din kund. Du kommer att se vilka enorma fördelar SAP Ariba erbjuder i förhållande till pappersprocesser.

Bra eller dålig faktura?

När du skickar en faktura via Ariba Network valideras den först mot din kunds faktureringsregler. Om den uppfyller reglerna ändras dess status till Skickad och går till kundens leverantörsreskontragrupp för godkännande.

Om belopp, kvantiteter och annan information i fakturan stämmer med inköpsorder och mottagning (om det finns) krävs ingen mänsklig insats och fakturaavstämningsprocessen är helt automatisk. Om fakturavärdena däremot inte stämmer eller om det finns andra problem flaggas fakturan som ett undantag.

Matchningen baseras på toleranser som konfigureras av din kund. Priserna i en faktura kan till exempel avvika från priserna i inköpsordern men fortfarande ses som en matchning.

Observera att om du upptäcker att du har gjort ett fel i fakturan efter att du har skickat den så kan du inte annullera den. Du måste i stället vänta på att kunden ska avvisa den. Du kan då redigera den, korrigera felet och skicka den igen. Du kanske vill förvarna kunden om den felaktiga fakturan. Mer information om hur du kontaktar kunden finns i denna artikel.

Fakturaundantag

Om det uppstår ett fakturaundantag måste en handläggare ta hand om fakturan. Vanliga undantag är fakturapriser utanför toleransen för inköpsordern, felaktiga måttenheter eller inköpsorder utan medel. Eller så kan fakturan behöva godkännas av någon på en filial.

Undantag initierar kundspecifika processer, till exempel kontakt med inköpsavdelningen för beslut om korrigeringsåtgärder som kan vara exempelvis justering av inköpsordern, delvis betalning av fakturan eller avvisning av fakturan.

Eftersom undantag kräver mänsklig inblandning blir fakturabehandlingen långsammare och betalningen kan fördröjas. När du skapar fakturor, försök att förhindra fakturaundantag så att fakturaavstämningsprocessen sker automatiskt.

Avvisning av fakturor

Om fakturan avvisas (antingen automatiskt eller av en handläggare) meddelas du via e-post. Du loggar in på ditt konto och söker efter detaljerad information i fliken för fakturans Historik. Sedan redigerar du fakturan för att korrigera problemet och skicka den för ny validering. Säkerställ att din e-postadress är uppdaterad i fliken Aviseringar på sidan Kontoinställningar i ditt Ariba Network-konto så att du får dessa avvisningsmeddelanden.

Varför avvisar kunden en faktura? Avvisning beror ofta på felaktiga värden för enhetspris, kvantitet eller totalbelopp. En annan orsak är felaktig skatteinformation, till exempel felaktigt angiven delstat eller provins, eller felaktig momssats. En faktura omvandlad från en inköpsorder skulle avvisas om artiklarna inte levererades eller var felaktiga, eller om den refererade till ogiltiga beställare. En faktura utan inköpsorder skulle avvisas om den refererade till en inköpsorder eller ett kontrakt som inte finns.

När får jag betalt?

När din kund godkänner en faktura för betalning ändras dess status till Godkänd. Nu kan kunden välja att skicka ett betalningsschema som specificerar vilket datum du kommer att få betalningen (beräknat utifrån betalningsvillkoren för fakturan) och eventuella rabatter. Du kan visa dokumentet genom att klicka på Betalningar > Schemalagda betalningar.

Pengar!

På den överenskomna betalningsdagen överför kundens betalningssystem medel till ditt företag och fakturastatus ändras till Betald. Kunden kan också välja att skicka en betalningsavi som specificerar fakturan som betalas och vilken betalningsmetod som används. Att matcha specifika betalningar med enskilda fakturor kan vara jobbigt för dig men med betalningsavier blir det mycket enklare. Du kan visa dokumentet genom att klicka på Betalningar > Remissor.

Pengar snabbare!

Fakturering och avstämning via SAP Ariba är transparent och går i internetfart så du har möjlighet att få pengar ännu snabbare. Du kan utnyttja SAP Aribas program för hantering av rörelsekapital, som till exempel dynamiska rabatter.

Att få pengarna tidigare kan vara precis vad du behöver för att takten för betalningsströmmarna ska vara rätt ditt företag.

För mer information om SAP Aribas program för hantering av rörelsekapital, se http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Sammanfattning

Eftersom du har insyn i behandlingen av fakturor och betalningar behöver du inte ringa eller e-posta din kund. Du behöver inte fråga "fick du min faktura?" eller "när får vi betalningen för fakturan vi skickade förra månaden?" Du kan också förutse när medel kommer att skickas till dig vilket gör att du kan hantera ditt kassaflöde.

Med SAP Ariba är faktureringen inte längre som att skicka en räkning till ett svart hål!

SAP Business Network för Procurement och Supply Chain > Transaktionsdokument > Transaktion (fakturering)