サプライヤは請求書処理について、ブラックホールに請求を送信するように考えています。幸運を祈り、いつか支払いを受け取ることを願います。

SAP Ariba システムを使用すると、請求書処理を確認できるため、支払いを受け取る時期がわかります。期待される入金について把握するために、いつでも請求書の状況を表示することができます。これは、ビジネスにおいて現金を管理するために非常に役立ちます。

この記事では、Ariba Network で請求書を作成し、顧客に請求書を提出した後について説明します。これにより、SAP Ariba システムが紙ベースのプロセスと比べてどれほど優れているかを理解することができます。

正しい請求書、または正しくない請求書ですか。

Ariba Network から請求書を提出すると、まず顧客の請求書処理ルールに対して検証されます。これらのルールに合格すると、請求書の状況が [送信済み] に変更され、承認を受けるために顧客の買掛金グループに渡されます。

請求書の金額、数量、およびほかの情報が注文書および受領書 (存在する場合) と一致する場合は、人的なやり取りは不要で、請求書照合プロセスは自動化されます。ただし、請求書の値が一致しないか、ほかの問題が存在する場合は、請求書は例外として指定されます。

一致は顧客によって設定された許容範囲に基づきます。たとえば、請求書にある価格は注文書で一覧表示された価格と若干異なる場合がありますが、一致として見なされます。

請求書を提出した後に、請求書の誤りを見つけた場合、請求書をキャンセルできないことに注意してください。代わりに、顧客が却下するまで待つ必要があります。その後、編集してエラーを修正し、再提出することができます。正しくない請求書について顧客に注意することができます。顧客への連絡の詳細については、この記事を参照してください。

請求書例外

請求書例外が存在する場合、買掛金担当が関与する必要があります。一般的な例外には、注文書の許容範囲外の請求書価格、正しくない数量単位、資金を超える注文書があります。あるいは、請求書にフィールドオフィスのユーザーからの承認が必要な場合があります。

例外によって顧客別プロセスが開始されます (例: 発注部門を通した訂正処理方針の決定、注文書が調整されているかどうか、請求書の支払いの不足、請求書の却下)。

例外では人的なやり取りが必要なため、請求書処理が遅くなり、支払いが遅延する可能性があります。請求書の作成時、請求書照合プロセスが自動化されるように、最善を尽くして請求書例外を防いでください。

請求書の却下

請求書が (自動的に、または買掛金担当によって) 却下されると、電子メールメッセージで通知が届きます。アカウントにログインして、請求書の [履歴表示] タブで詳細を検索します。次に、請求書を編集して問題を修正し、検証のために再提出します。これらの却下メッセージを受信できるように、Ariba Network アカウントの [アカウント設定] ページの [通知] タブで、電子メールアドレスが最新であることを確認してください。

顧客が請求書を却下する原因は何でしょうか。却下は多くの場合、単価、数量、または合計金額の値が正しくないことによるものです。別の理由には、誤った都道府県の指定や正しくない税率など、誤りのある税情報があります。PO flip 請求書は、品目が納入されないか正しくない、または無効な依頼者を参照する場合に却下されます。注文書なし請求書は、存在しない受注書または契約を参照する場合に却下されます。

支払いはいつ行われますか。

顧客が支払いのために請求書を承認すると、その状況が [承認済み] に進みます。顧客はこの時点で、支払いが行われる日付 (請求書の支払条件から計算) および支払割引を指定する支払スケジュールを任意で送信することができます。[支払い] > [支払予定] をクリックすると、このドキュメントを確認することができます。

送金

合意した支払日に、顧客の支払システムで貴社への送金が行われ、請求書の状況が [支払済み] に進みます。顧客は任意で、支払いが行われている請求書および使用されている支払方法を指定する送金通知を送信することもできます。特定の支払いと個別請求書を一致させることは大変面倒である場合がありますが、送金通知ドキュメントによってこのタスクが簡単になります。[支払い] > [送金] をクリックすると、このドキュメントを確認することができます。

より早い送金

SAP Ariba システムによる請求書処理および決済は透明性が高く、インターネットの速度で処理されるため、送金をより早く受け取ることができます。動的割引など、SAP Ariba システムの運転資本管理プログラムを活用することができます。

より早い送金の取得は、ビジネスに対してキャッシュフローを適切に保持するために必要なことである場合があります。

SAP Ariba システムの運転資本管理プログラムの詳細については、http://www.ariba.com/solutions/manage-cashを参照してください。

結論

請求書および支払処理を表示することができるため、顧客への電話や電子メールが必要ありません。請求書を受け取っているか、先月提出した請求書に対する支払いなどを問い合わせる必要がありません。また、キャッシュフローの管理に役立つ、送金時期の予測が可能です。

SAP Ariba システムを使用することで、請求書処理が請求書をブラックホールに送り込むようなプロセスではなくなります。

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