Поставщики сравнивают выставление счета-фактуры с отправкой счета в черную дыру. Они скрещивают пальцы в надежде на то, что когда-нибудь получат оплату.

Однако благодаря SAP Ariba обработка счетов-фактур происходит у вас на виду и вы знаете, когда получите оплату. Вы можете в любое время посмотреть состояние счета-фактуры и получить информацию о суммах, которые должны поступить, что крайне полезно для управления денежными средствами компании.

В этой статье рассказывается о том, что происходит после того, как вы создаете счет-фактуру в Ariba Network и отправляете его клиенту. Вы поймете, каким образом SAP Ariba обеспечивает вам гигантские преимущества по сравнению с бумажным документооборотом.

Хороший счет-фактура или плохой счет-фактура?

Когда вы отправляете счет-фактуру через Ariba Network, он сначала проверяется на соответствие правилам клиента. Если счет-фактура проходит эти проверки, его состояние изменяется на Отправлен и он поступает в группу по работе с кредиторской задолженностью вашего клиента на утверждение.

Если суммы, количества и другие данные счета-фактуры соответствуют заказу на закупку и квитанции (когда это применимо), никаких действий пользователя не требуется и процесс сверки счета-фактуры характеризуется как "бесконтактный". Однако если в счете-фактуре указаны несоответствующие суммы или имеются другие проблемы, то счет-фактура помечается как исключение.

Сверка выполняется на основе допусков, настроенных вашим клиентом. Например, цены в счете-фактуре могут несколько отличаться от указанных в заказе на закупку и все равно считаться соответствующими.

Обратите внимание: если вы обнаружили ошибку в счете-фактуре после его отправки, отменить этот счет нельзя. Необходимо дождаться, пока его отклонит клиент. Затем вы сможете исправить ошибку и повторно отправить счет-фактуру. Возможно, вы захотите предупредить клиента о неправильном счете-фактуре; дополнительные сведения об обращении к клиенту см. в этой статье.

Исключение счета-фактуры

Когда возникает исключение счета-фактуры, требуется участие сотрудника отдела кредиторской задолженности. Общими исключениями являются цены в счете-фактуре, которые не соответствуют допуску в заказе на закупку, неправильные единицы измерения, а также заказы на закупку, по которым нет средств. Либо счет-фактура может требовать утверждения кем-то из местного отделения.

Исключения запускают специфичные для клиента процессы, например обращение в отдел закупок для определения корректирующего действия, такого как исправление заказа на закупку, неполная оплата счета-фактуры или отклонение счета-фактуры.

Так как исключения требуют взаимодействия людей, они замедляют обработку счетов-фактур и могут задерживать платежи. При создании счетов-фактур старайтесь не допускать возникновения исключений, чтобы процесс сверки счетов-фактур был бесконтактным.

Отклонение счета-фактуры

Если счет-фактура отклонен (автоматически или сотрудником отдела кредиторской задолженности), вы получаете по электронной почте уведомление. Вы входите в свою учетную запись и ищете подробную информацию на вкладке История счета-фактуры. Затем вы редактируете счет-фактуру, чтобы устранить проблему, и отправляете его для повторной проверки. Убедитесь, что на вкладке Уведомления страницы Настройки учетной записи вашей учетной записи Ariba Network указан актуальный адрес электронной почты, чтобы вы могли получать эти сообщения об отклонении.

Что может побудить клиента отклонить счет-фактуру? Часто отклонение происходит из-за неправильных значений цены за единицу, количества или общей суммы. Другая причина – ошибка в информации о налогах, например указание неправильного штата или провинции либо неправильной ставки налога. Счет-фактура по заказу на закупку отклоняется, если позиции не доставлены или неверны либо если он ссылается на неправильных запрашивающих. Счет-фактура не по заказу на закупку отклоняется, если он ссылается на несуществующий заказ клиента или контракт.

Когда мне заплатят?

Когда клиент утвердит счет-фактуру для оплаты, его состояние изменится на Утвержден. На этой стадии клиент при необходимости может отправить вам расписание оплаты, в котором будет указана дата оплаты (полученная с учетом условий оплаты счета-фактуры) и скидки. Этот документ можно просмотреть, выбрав Платежи > Запланированные платежи.

Деньги!

При наступлении согласованной даты оплаты платежная система клиента переводит средства вашей компании, и состояние счета-фактуры изменяется на Оплачен. Клиент также может отправить вам платежное авизо с указанием оплаченного счета-фактуры и использованного способа платежа. Сверка конкретных платежей с отдельными счетами-фактурами может представлять для вас большую сложность, но платежное авизо значительно упрощает эту задачу. Этот документ можно просмотреть, выбрав Платежи > Денежные переводы.

Деньги поступают быстрее!

Выставление счетов-фактур и расчеты через SAP Ariba происходят прозрачно и со скоростью Интернета, поэтому у вас есть возможность получать свои деньги еще быстрее. Вы можете пользоваться программами SAP Ariba по управлению оборотным капиталом, такими как "Динамические скидки".

Более раннее получение денег может быть как раз тем, что вам нужно для ускорения движения денежных средств вашей компании.

Для получения дополнительных сведений о программах SAP Ariba по управлению оборотным капиталом см. http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Заключение

Поскольку обработка счетов-фактур и платежей происходит у вас на виду, вам незачем звонить или писать клиенту. Не будет никаких "Вы получили мой счет-фактуру?" или "Когда Вы оплатите счет-фактуру, отправленный вам в прошлом месяце?". Также вы можете прогнозировать, когда вам будут отправлены деньги, что помогает управлять денежными средствами.

Благодаря SAP Ariba выставление счета-фактуры больше не будет напоминать отправку счета в черную дыру!

SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > Документы транзакций > Транзакция (выставление счетов-фактур)