Leveranciers zien facturering als het verzenden van een factuur in een zwart gat. Ze duimen en hopen dat ze ooit een betaling zullen ontvangen.

Maar met SAP Ariba hebt u zichtbaarheid in de factuurverwerking, zodat u weet wanneer u uw betaling ontvangt. U kunt de factuurstatus op elk gewenst moment bekijken, zodat u inzicht hebt in verwachte inkomende bedragen. Dit is uiterst handig voor het beheren van de geldstroom in uw bedrijf.

In dit artikel wordt beschreven wat er gebeurt nadat u een factuur hebt gemaakt in Ariba Network en hebt ingediend bij uw klant. U zult zien hoe SAP Ariba u enorme voordelen biedt in vergelijking met papieren processen.

Goede factuur of slechte factuur?

Wanneer u een factuur indient via Ariba Network, wordt deze eerst gevalideerd ten opzichte van de factuurregels van uw klant. Als uw factuur aan deze regels voldoet, verandert de status ervan in Verzonden en gaat de factuur naar de crediteurenafdeling van uw klant voor goedkeuring.

Als de bedragen, hoeveelheden en andere informatie op de factuur overeenkomen met de inkooporder en nota (indien beschikbaar) is er geen menselijke interactie vereist en verloopt het factuurafstemmingsproces "contactloos". Maar als factuurwaarden niet overeenkomen of er andere problemen zijn, wordt de factuur gemarkeerd als een uitzondering.

Gegevensvergelijking is gebaseerd op toleranties die worden geconfigureerd door uw klant. Prijzen op een factuur kunnen bijvoorbeeld enigszins afwijken van die op de inkooporder en nog steeds als kloppend worden beschouwd.

Als u ontdekt dat u een fout hebt gemaakt in de factuur nadat u deze hebt ingediend, kunt u de factuur niet meer annuleren. U moet wachten totdat deze wordt afgewezen door de klant. Vervolgens kunt u de fout corrigeren en de factuur opnieuw indienen. Misschien wilt u uw klanten waarschuwen over de onjuiste factuur; zie dit artikel voor meer informatie over het opnemen van contact met uw klant.

Factuuruitzondering

Wanneer er een factuuruitzondering is, is actie van een medewerker van de crediteurenafdeling vereist. Veelvoorkomende uitzonderingen zijn factuurbedragen die buiten de tolerantie van de IO vallen, onjuiste meeteenheden of IO's die buiten het budget vallen. Of mogelijk vereist de factuur goedkeuring van iemand van een bepaalde afdeling.

Uitzonderingen activeren klantspecifieke processen, zoals het betrekken van de inkoopafdeling voor het nemen van een beslissing over een correctiemaatregel, zoals de IO aanpassen, een deel van de factuur betalen of de factuur afwijzen.

Omdat uitzonderingen menselijke interactie vereisen, vertragen ze de factuurverwerking en hebben ze een latere betaling tot gevolg. Doe tijdens het maken van facturen uw best om factuuruitzonderingen te voorkomen, zodat het factuurafstemmingsproces contactloos kan verlopen.

Factuurafwijzing

Als de factuur wordt afgewezen (automatisch of door een medewerker van de crediteurenafdeling), wordt u hiervan met een e-mailbericht op de hoogte gesteld. U meldt u aan bij uw account en gaat op zoek naar gedetailleerde informatie op het tabblad Historie van de factuur. U kunt vervolgens de factuur bewerken om het probleem te corrigeren en de factuur opnieuw indienen voor validatie. Zorg dat uw e-mailadres op het tabblad Meldingen op de pagina Accountinstellingen van uw Ariba Network-account klopt, zodat u deze afwijzingsmeldingen ontvangt.

Wat zijn mogelijke oorzaken van afwijzing van een factuur door uw klant? Afwijzing wordt vaak veroorzaakt door onjuiste waarden voor stukprijs, hoeveelheid of totaalbedrag. Een andere reden is foutieve belastinggegevens, zoals het opgeven van de verkeerde staat of provincie, of een onjuist btw-tarief. Een IO omgezette factuur wordt afgewezen als items niet zijn geleverd of onjuist zijn, of als deze verwijst naar ongeldige aanvragers. Een niet-IO-factuur wordt afgewezen als deze verwijst naar een verkooporder of contract dat niet bestaat.

Wanneer krijg ik mijn betaling?

Wanneer uw klant een factuur goedkeurt voor betaling, wordt de status ervan gewijzigd in Goedgekeurd. Op dit punt kan uw klant u desgewenst een betalingsschema sturen, waarop de datum wordt vermeld waarop u uw betaling ontvangt (berekend op basis van de betalingsvoorwaarden op de factuur) en een eventuele betalingskorting. Klik op Betalingen > Geplande betalingen om dit document te bekijken.

Geld!

Op de overeengekomen betalingsdatum stort het betalingssysteem van uw klant geld naar uw bedrijf en wordt de factuurstatus gewijzigd in Betaald. Uw klant kan u ook desgewenst een betalingsbericht sturen, waarin wordt vermeld dat de factuur is betaald en welke betalingsmethode is gebruikt. Het vergelijken van specifieke betalingen met afzonderlijke facturen kan lastig voor u zijn, maar betalingsberichten maken deze taak veel eenvoudiger. Klik op Betalingen > Overschrijvingen om dit document te bekijken.

Sneller geld!

Facturering en afwikkeling via SAP Ariba is transparant en verloopt met de snelheid van internet, zodat u uw geld nog sneller kunt ontvangen. U kunt profiteren van de programma's voor beheer van werkkapitaal van SAP Ariba, zoals Dynamische korting.

Uw geld eerder ontvangen, is misschien precies wat u nodig hebt om de geldstroom op het juiste niveau te houden voor uw bedrijf.

Zie http://www.ariba.com/solutions/manage-cash voor meer informatie over de programma's voor beheer van werkkapitaal van SAP Ariba.

Conclusie

Omdat u zicht hebt op de verwerking van facturen en betalingen, hoeft u uw klant niet te bellen of te e-mailen. Er is geen noodzaak tot "heeft u mijn factuur ontvangen?" of "wanneer betaalt u de factuur die we vorige maand hebben gestuurd?" Ook kunt u voorspellen wanneer u betalingen ontvangt, zodat u uw geldstroom beter kunt beheren.

Met SAP Ariba is er duidelijkheid over facturen!

SAP Business Network voor Procurement en Supply Chain > Transactiedocumenten > Transactie (facturering)