A beszállítók időnként úgy tekintenek a számlázásra, mintha egy fekete lyukba küldenék a számlákat. Kiállítják, aztán bizakodnak abban, hogy valamikor majd ki lesz fizetve.

Az SAP Ariba azonban láthatóvá teszi a számlafeldolgozási folyamatot, és így tudni fogja, hogy mikor fogják azokat kifizetni. Bármikor megtekintheti a számlák állapotát, hogy megtudja, milyen összegekre számíthat. Ez rendkívül hasznos tud lenni a vállalati likviditás menedzselése során.

Ez a cikk bemutatja, mi történik azt követően, hogy létrehoz egy számlát az Ariba Network platformon, majd elküldi azt ügyfelének. Meg fogja érteni, hogy miért sokkal előnyösebb az SAP Ariba megoldásait használni a papíralapú folyamatok kiváltására.

Helyes vagy helytelen számla?

Amikor az Ariba Network platformon keresztül elküld egy számlát, azt először az ügyfele számlázási szabályai alapján érvényesíti a rendszer. Ha megfelel azoknak a szabályoknak, akkor az állapota Elküldve állapotra módosul, majd átkerül az ügyfél kötelezettségeket kezelő csoportjához jóváhagyásra.

Ha a számlán szereplő összegek, mennyiségek és más adatok megegyeznek a megrendelés és a nyugta (ha elérhető) adataival, akkor nem szükséges emberi beavatkozás, és a számlaegyeztetési folyamat „érintésmentes” lesz. Ha viszont a számlán szereplő értékek nem egyeznek vagy más problémák vannak, akkor a számlát kivételként megjelöli a rendszer.

Az egyeztetés az ügyfele által konfigurált tűrések alapján történik. Előfordulhat az is például, hogy a számlán szereplő árak kissé eltérnek a megrendelésen szereplő értékektől, de attól még egyezőnek fogja tekinteni azokat a rendszer.

Vegye figyelembe, hogy ha elküldés után vesz észre egy hibát a számlán, akkor már nem törölheti azt. Ebben az esetben meg kell várnia, hogy az ügyfele elutasítsa a számlát. Ezt követően szerkesztheti a számlát a hiba javítása érdekében, majd újra elküldheti azt. Célszerű értesíteni az ügyfelét arról, hogy rosszul lett kiállítva a számla; ha többet szeretne tudni az ügyféllel történő kapcsolattartástól, akkor olvassa el ezt a cikket.

Számlakivétel

A számlakivételek kezelésébe be kell vonni egy szállítói számla ügyintézőt. A gyakori kivételek közé tartoznak: a számlán szereplő árak a tűréshatárt meghaladó módon térnek el a megrendelésen szereplő értékektől; helytelenek a megadott mértékegységek; a megrendelés fedezetlen. Az is előfordulhat, hogy a számlát a helyi kirendeltségen is jóvá kell hagynia valakinek.

A kivételek olyan ügyfélspecifikus folyamatokat indítanak el, mint a beszerzési osztállyal történő egyeztetés a helyzet megoldása érdekében; ilyenkor módosítják a megrendelést, a számlának nem a teljes összegét fizetik ki vagy elutasítják a számlát.

Mivel a kivételek kezelése emberi beavatkozást igényel, ezért ilyenkor lelassul a számla feldolgozása és ez késleltetheti a kifizetést is. A számlák létrehozásakor tegyen meg mindent a számlakivételek megelőzése érdekében, hogy a számlaegyeztetési folyamat „érintésmentes” lehessen.

Számlák elutasítása

Egy számla (automatikus vagy szállítói-számla ügyintéző által történő) elutasítása esetén e-mail üzenetben kapni fog egy értesítést. Ilyenkor be kell jelentkeznie a fiókjába, ahol a számla Előzmények lapján megtekintheti az elutasítás részleteit. Ezt követően szerkesztenie kell a számlát a problémás rész kijavítása érdekében, majd újra el kell küldenie érvényesítésre. Ellenőrizze, hogy az Ariba Network Fiókbeállítások oldalának Értesítések lapján helyesen legyen megadva az e-mail címük, hogy megkapják ezeket az elutasításról szóló üzeneteket.

Miért utasíthat el ügyfele egy számlát? Az elutasítás oka gyakran az, hogy az egységár, a mennyiség vagy a teljes összeg értéke helytelenül van megadva. Egy másik ok lehet az, ha hibásak a számla adóinformációi – azaz rossz állam vagy tartomány, illetve helytelen adókulcs van megadva. A megrendelésalapú számlát akkor utasíthatják el, ha a tételeket nem szállították le, azok helytelenek voltak, vagy a számla érvénytelen igénylőkre hivatkozott. A nem megrendelésalapú számlát akkor utasíthatják el, ha nem létező vevői rendelésre vagy szerződésre hivatkozik.

Mikor kapjuk meg a pénzt?

Amikor az ügyfél jóváhagyja a számla kifizetését, akkor annak állapota Jóváhagyva lesz. Ezen a ponton ügyfele egy fizetési ütemtervet is küldhet, amely tartalmazza a várható fizetési dátumokat (a számlán lévő fizetési feltételből számítva) és a fizetési engedményt (ha van). Ezt a dokumentumot a Fizetések > Ütemezett fizetések elemre kattintva tekintheti meg.

Pénz!

Az ügyfele fizetési rendszere az egyeztetett fizetési dátumon átutalja a pénzt az Önök vállalatának, és a számla állapota Fizetve lesz. Az ügyfele küldhet egy átutalási értesítést is, amelyben megadja, hogy melyik számla és milyen fizetési mód alkalmazásával lesz kifizetve. A kifizetések és a számlák egyeztetése komoly fejfájást okozhat, de az átutalási értesítések nagyban megkönnyítik ezt a feladatot. Ezt a dokumentumot a Fizetések > Utalások elemre kattintva tekintheti meg.

Pénz, még gyorsabban!

A számlázás és számlakiegyenlítés az SAP Aribán keresztül transzparens és olyan gyors, mint az internet – ezért a pénzét még ennél gyorsabban is megkaphatja. Erre a célra igénybe veheti az SAP Ariba működőtőke-menedzselési programjait (ilyen például a Dynamic Discounting).

Előfordulhat, hogy a megfelelő likviditás biztosításához pont arra van szüksége, hogy hamarabb megkapja a kiszámlázott összegeket.

Itt talál további tájékoztatást az SAP Ariba működőtőke-menedzselési programjairól: http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Zárszó

Mivel látja a teljes számlázási és fizetési folyamatot, ezért nem kell felhívnia vagy e-mailben keresnie ügyfelét. Nem kell rákérdeznie, hogy megkapták-e a számlát vagy hogy mikor fogják kifizetni a múlt hónapban küldött számlát. Azt is meg tudja nézni, hogy mikor fogják megkapni a pénzt, amely megkönnyíti a vállalati likviditás kezelését.

Az SAP Ariba használatával sosem fogja úgy érezni, hogy egy fekete lyukba küldi a számlákat!

SAP Business Network beszerzéshez és ellátási lánchoz > Tranzakciós dokumentumok > Tranzakció (számlák kiállítása)