Οι προμηθευτές αντιμετωπίζουν την τιμολόγηση ως την αποστολή ενός τιμολογίου σε μια μαύρη τρύπα. Ελπίζουν ότι, κάποια στιγμή, θα λάβουν την πληρωμή.

Αλλά, με το SAP Ariba, μπορείτε να δείτε την επεξεργασία του τιμολογίου, ώστε να γνωρίζετε πότε θα λάβετε την πληρωμή. Μπορείτε να δείτε την κατάσταση του τιμολογίου ανά πάσα στιγμή για πληροφορίες σχετικά με αναμενόμενα εισερχόμενα κεφάλαια, οι οποίες είναι εξαιρετικά χρήσιμες για τη διαχείριση της ρευστότητας της εταιρίας σας.

Αυτό το άρθρο περιγράφει τί συμβαίνει μετά τη δημιουργία ενός τιμολογίου στο Ariba Network και την υποβολή της στον πελάτη σας. Θα κατανοήσετε τα μεγάλα πλεονεκτήματα που σας προσφέρει το SAP Ariba σε σχέση με τις διαδικασίες έντυπων εγγράφων.

Καλό τιμολόγιο ή κακό τιμολόγιο;

Όταν υποβάλλετε ένα τιμολόγιο μέσω του Ariba Network, αυτό επαληθεύεται πρώτα βάσει των κανόνων τιμολόγησης του πελάτη σας. Αν πληροί τις προϋποθέσεις, η κατάστασή του αλλάζει σε Στάλθηκε και μεταφέρεται στην ομάδα Πληρωτέων Λογαριασμών σας προς έγκριση.

Αν τα ποσά τιμολογίου, οι ποσότητες και άλλα στοιχεία ταιριάζουν με την εντολή αγοράς και την απόδειξη (αν υπάρχει), δεν απαιτείται ανθρώπινη αλληλεπίδραση και η διαδικασία συμφωνίας του τιμολογίου είναι «ανέπαφη». Αλλά αν οι τιμές τιμολογίου δεν ταιριάζουν ή υπάρχουν άλλα προβλήματα, τότε το τιμολόγιο σημειώνεται ως εξαίρεση.

Η ταύτιση βασίζεται σε ανοχές που διαμορφώνονται από τον πελάτη σας. Για παράδειγμα, οι τιμές σε ένα τιμολόγιο μπορεί να είναι ελαφρώς διαφορετικές από εκείνες που αναφέρονται στην εντολή αγοράς και να εξακολουθούν να θεωρούνται ως ταυτιση.

Λάβετε υπόψη ότι εάν ανακαλύψετε ότι κάνατε ένα σφάλμα στο τιμολόγιο μετά την υποβολή του, δεν θα μπορείτε να το ακυρώσετε. Θα χρειαστεί να περιμένετε να το διορθώσει ο πελάτης σας. Στη συνέχεια θα μπορείτε να το επεξεργαστείτε για να διορθώσετε το σφάλμα και να το υποβάλλετε ξανά. Μπορεί να θέλετε να ενημερώσετε τον πελάτη σας σχετικά με το λανθασμένο τιμολόγιο; για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επικοινωνία με τον πελάτη σας δείτε αυτό το άρθρο.

Εξαίρεση τιμολογίου

Όταν υπάρχει εξαίρεση τιμολογίου, θα πρέπει να εμπλακεί ένας υπάλληλος Λ/Π. Συχνές εξαιρέσεις είναι οι τιμές τιμολογίων που βρίσκονται εκτός ανοχής με το PO, οι λανθασμένες μονάδες μέτρησης, ή τα PO που είναι εκτός κεφαλαίων. Ή το τιμολόγιο μπορεί να χρειάζεται την έγκριση κάποιου σε ενα γραφείο εργοταξίου.

Οι εξαιρέσεις ενεργοποιούν διαδικασίες πελατών όπως η επικοινωνία με το Τμήμα Αγορών για να αποφασιστεί μια στρατηγική διορθωτικών ενεργειών, είτε πρόκειται για προσαρμογή του PO, μη πληρωμή του τιμολογίου ή απόρριψη του τιμολογίου.

Επειδή οι εξαιρέσεις απαιτούν ανθρώπινη αλληλεπίδραση, επιβραδύνουν την επεξεργασία των τιμολογίων και μπορούν να καθυστερήσουν την πληρωμή. Όταν δημιουργείτε τιμολόγια, προσπαθήστε να αποτρέψετε τις εξαιρέσεις τιμολογίων ώστε η διαδικασία συμφωνίας των τιμολογίων να είναι ανέπαφη.

Απόρριψη τιμολογίου

Αν ένα τιμολόγιο Απορρίφθηκε (είτε αυτόματα είτε από υπάλληλο Λ/Π), θα ειδοποιηθείτε μέσω email. Θα συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και θα αναζητήσετε λεπτομερείς πληροφορίες στην καρτέλα Ιστορικό του τιμολογίου. Στη συνέχεια, θα επεξεργαστείτε το τιμολόγιο για να διορθώσετε το πρόβλημμα και να το επανυποβάλλετε προς επαλήθευση. Βεβαιωθείτε ότι η ηλεκτρονική σας διεύθυνση είναι η σωστή στην καρτέλα Ειδοποιήσεις στη σελίδα Ρυθμίσεις Λογαριασμού του λογαριασμού σας Ariba Network ώστε να λαμβάνετε αυτά τα μηνύματα απόρριψης.

Τί θα προκαλούσε την απόρριψη τιμολογίου από τον πελάτη σας; Η απόρριψη οφείλεται συχνά σε λανθασμένες τιμές για την τιμή μονάδας, την ποσότητα ή το συνολικό ποσό. Μια άλλη αιτία είναι τα λανθασμένα φορολογικά στοιχεία, όπως ο προσδιορισμός της λανθασμένης πολιτείας ή επαρχίας, ή ο λανθασμένος φορολογικός συντελεστής. Ένα τιμολόγιο FLIP PO θα απορριφθεί αν τα είδη δεν έχουν παραδοθεί ή αν ήταν λανθασμένα, ή αν αναφέρεται σε μη έγκυρους αιτούντες. Ένα τιμολόγιο χωρίς PO θα απορριφθεί αν αναφέρεται σε παραγγελία ή σύμβαση η οποία δεν υπάρχει.

Πότε θα πληρωθώ;

Όταν ο πελάτης σας εγκρίνει ένα τιμολόγιο προς πληρωμή, η κατάστασή του μεταβάλλεται σε Εγκρίθηκε. Σε αυτό το σημείο,ο πελάτης σας μπορεί προαιρετικά να σας στείλει ένα χρονοδιάγραμμα πληρωμής το οποίο να προσδιορίζει την ημερομηνία κατά την οποία θα λάβετε την πληρωμή (με βάση τους όρους πληρωμής στο τιμολόγιο) καθώς και τυχόν έκπτωση πληρωμής. Μπορείτε να δείτε αυτό το έγγραφο πατώντας Πληρωμές> Προγραμματισμός Πληρωμών.

Χρήματα!

Κατά τη συμφωνηθείσα ημερομηνία πληρωμής, το σύστημα πληρωμών του πελάτη σας μεταφέρει κεφάλαια στην εταιρία σας και η κατάσταση τιμολογίου μεταβάλλεται σε Πληρώθηκε. Ο πελάτης σας μπορεί επίσης να σας στείλει μια αναγγελία εμβάσματος η οποία να ορίζει το τιμολόγιο που πληρώνεται και την μέθοδο πληρωμής που χρησιμοποιείται. Η ταύτιση συγκεκριμένων πληρωμών με μεμονωμένα τιμολόγια μπορεί να είναι ένα δύσκολο σημείο για εσάς, αλλά ητα έγγραφα αναγγελίας εμβάσματος καθιστούν αυτή την εργασία πολυ πιο εύκολη. Μπορείτε να δείτε αυτό το έγγραφο πατώντας Πληρωμές> Εμβάσματα.

Χρήματα πιο γρήγορα!

Η τιμολόγηση και ο διακανονισμός μέσω του SAP Ariba είναι διαφανή και γίνονται με την ταχύτητα του Διαδικτύου, οπότε έχετε την ευκαιρία να λάβετε τα χρήματά σας ακόμη πιο γρήγορα. Μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τα προγράμματα διαχείρισης του κεφαλαίου κίνησής σας στο SAP Ariba, όπως είναι για παράδειγμα η Δυναμική Προεξόφληση.

Η παραλαβή των χρημάτων σας νωρίτερα μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστα για να διατηρήσετε τη ρευστότητά στην επιχείρησή σας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα προγράμματα διαχείρισης του κεφαλαίου κίνησης στο SAP Ariba, δείτε τα εξής http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Συμπέρασμα

Επειδή έχετε δυνατότητα εμφάνισης των τιμολογίων και της επεξεργασίας πληρωμών, δεν χρειάζεται να καλείτε τον πελάτη σας ή να του στέλνετε emai. Δεν υπάρχουν ερωτήσεις όπως «λάβατε το τιμολόγιό μου;» ή «πότε θα μας πληρώσετε για το τιμολόγιο που υποβάλλαμε τον περασμένο μήνα;» Επίσης, μπορείτε να προβλέψετε πότε θα σας σταλούν τα κεφάλαια, το οποίο σας βοηθά να διαχειρίζεστε την ταμειακή σας ροή.

Με το SAP Ariba, η τιμολόγηση δεν είναι πλέον σαν να στέλνετε ένα τιμολόγιο σε μια μαύρη τρύπα!

SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > Έγγραφα συναλλαγής > Συναλλαγή (Τιμολόγηση)