Dostawcy wyobrażają sobie fakturowanie jako wysyłanie rachunku do czarnej dziury. Zaciskają kciuki w nadziei, że pewnego dnia otrzymają płatność.

SAP Ariba natomiast zapewnia wgląd w przetwarzanie faktury, dzięki czemu możesz sprawdzić, kiedy otrzymasz płatność. Możesz wyświetlić status faktury w dowolnym momencie, aby uzyskać wgląd w oczekiwane płatności przychodzące, co jest bardzo przydatne w zarządzaniu finansami w firmie.

W niniejszym artykule opisano, co się stanie po utworzeniu przez Ciebie faktury w Ariba Network i wysłaniu jej do klienta. Zobaczysz, jak ogromną przewagę ma SAP Ariba nad przetwarzaniem procesów z wykorzystaniem dokumentów papierowych.

Dobra czy zła faktura?

Gdy przesyłasz fakturę za pośrednictwem Ariba Network, najpierw jest ona sprawdzana pod względem zgodności z zasadami dotyczącymi fakturowania specyficznymi dla Twojego klienta. Jeśli okaże się, że faktura jest zgodna, jej status zmieni się na Wysłana i zostanie ona przekazana do grupy Rozliczenia z dostawcami Twojego klienta w celu zatwierdzenia.

Jeśli kwoty, ilości i inne informacje na fakturze są zgodne z zamówieniem i przyjęciem (o ile jest dostępne), nie jest wymagane żadne działanie ze strony użytkownika, a proces uzgodnienia faktury przebiega „bezdotykowo”. Jednakże jeśli wartości faktury są niezgodne lub wystąpiły inne problemy, faktura zostaje oznaczona jako rozbieżność.

Zgodność opiera się na zakresach tolerancji skonfigurowanych przez klienta. Przykładowo, ceny w fakturze mogą się nieznacznie różnić od tych w zamówieniu, a mimo to zostaną uznane za zgodne.

Pamiętaj o tym, że jeśli zauważysz błąd w fakturze po jej przesłaniu, nie będzie można jej wystornować. Należy wtedy poczekać, aż klient odrzuci fakturę. Następnie będzie można ją wyedytować, skorygować błąd i przesłać ponownie. Możesz uprzedzić klienta o konieczności skorygowania faktury; więcej informacji dotyczących kontaktowania się z klientem zawiera ten artykuł.

Rozbieżność fakturowa

W przypadku rozbieżności fakturowej konieczna jest pomoc ze strony pracownika odpowiedzialnego za rozliczenia z dostawcami. Częstymi rozbieżnościami są ceny na fakturach, które są poza zakresem tolerancji ustalonym na podstawie zamówienia, nieprawidłowe jednostki miary lub zamówienia bez płatności. Faktura może także wymagać zatwierdzenia przez biuro regionalne.

Rozbieżności inicjują procesy specyficzne dla klienta, jak np. zwrócenie się do działu zaopatrzenia z prośbą o decyzję dotyczącą strategii czynności korygującej: czy ma to być dostosowanie zamówienia, zapłacenie części kwoty faktury, czy odrzucenie faktury.

Ponieważ rozbieżności wymagają interakcji z użytkownikiem, spowalniają przetwarzanie faktury i mogą prowadzić do opóźnień płatności. Tworząc faktury, staraj się zapobiegać rozbieżnościom, dzięki czemu proces uzgodnienia faktury będzie przebiegał bez interakcji z użytkownikiem.

Odrzucenie faktury

Jeśli faktura zostanie Odrzucona (automatycznie lub przez pracownika odpowiedzialnego za rozliczenia z dostawcami) otrzymasz powiadomienie pocztą elektroniczną. Po zalogowaniu się na swoje konto możesz poszukać szczegółowych informacji na karcie Historia faktury. Następnie możesz wyedytować fakturę w celu skorygowania problemu i przesłać ją ponownie w celu sprawdzenia poprawności. Upewnij się, że Twój adres e-mail na karcie Powiadomienia na stronie Ustawienia konta konta Ariba Network jest aktualny – to warunek otrzymywania wiadomości o odrzuceniu faktury.

Z jakiego powodu Twój klient może odrzucić fakturę? Odrzucenie następuje często z powodu nieprawidłowych wartości ceny jednostkowej, ilości lub sumy. Inne przyczyny to błędna informacja podatkowa, jak np. podanie nieprawidłowego województwa lub regionu bądź niewłaściwa stawka podatku. Faktura przekształcona z zamówienia zostanie odrzucona, jeśli pozycje nie zostały dostarczone lub były nieprawidłowe, lub jeśli odnosi się do niewłaściwych osób wnioskujących. Faktura bez zamówienia zostanie odrzucona, jeśli odnosi się do zamówienia sprzedaży lub kontraktu, które nie istnieją.

Kiedy otrzymam zapłatę?

Gdy Twój klient zatwierdzi fakturę do płatności, jej status zmieni się na Zatwierdzona. Wtedy klient może opcjonalnie wysłać Ci plan płatności, który określa datę zapłaty (obliczoną na podstawie warunków płatności na fakturze) i wszelkie rabaty. Możesz przejrzeć ten dokument, klikając opcje Płatności > Zaplanowane płatności.

Pieniądze!

W uzgodnionym dniu płatności system obsługi płatności klienta przekazuje płatność Twojej firmie i status faktury zmienia się na Zapłacona. Klient może także opcjonalnie przesłać Ci powiadomienie o należnej płatności, w którym określona jest zapłacona faktura oraz wykorzystana metoda płatności. Powiązanie określonych płatności z poszczególnymi fakturami może być trudne, jednak powiadomienia o należnej płatności uczynią to zadanie o wiele łatwiejszym. Możesz przejrzeć ten dokument, klikając opcje Płatności > Powiadomienia o płatności.

Szybsze otrzymywanie płatności!

Fakturowanie i rozliczanie za pośrednictwem SAP Ariba jest przejrzyste i odbywa się przez Internet, płatności mogą więc spływać do Ciebie jeszcze szybciej. Możesz skorzystać z programów platformy SAP Ariba do zarządzania kapitałem obrotowym, takich jak Dynamiczny rabat.

Otrzymanie pieniędzy wcześniej może być tym, czego potrzebujesz, by utrzymać płynność finansową w swojej firmie na odpowiednim poziomie.

Więcej informacji na temat programów platformy SAP Ariba do zarządzania kapitałem obrotowym zawiera sekcja http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Wniosek

Dzięki temu, że masz wgląd w procesy fakturowania i płatności, nie musisz dzwonić ani pisać e-maili do klienta. Nie jest konieczne pytanie „czy otrzymali Państwo moją fakturę?” ani „kiedy otrzymamy płatność za fakturę przesłaną w ubiegłym miesiącu?” Możesz także przewidzieć, kiedy otrzymasz przelew, co pozwoli Ci lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi.

Dzięki SAP Ariba fakturowanie przestaje przypominać wysyłanie rachunku do czarnej dziury!

SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > Dokumenty transakcyjne > Transakcja (fakturowanie)