Furnizorii se gândesc la facturare ca și cum ar fi trimiterea unei facturi către o gaură neagră. Își țin pumnii și speră că, la un moment dat, își vor primi plata.

Dar, cu SAP Ariba, aveți vizibilitate asupra procesării facturilor și astfel veți ști când veți primi plata. Puteți vedea oricând situația facturii pentru o perspectivă asupra încasărilor prevăzute, ceea ce este extrem de util pentru gestionarea numerarului companiei dumneavoastră.

Acest articol descrie ce se întâmplă după ce creați o factură în Ariba Network și o transmiteți la clientul dvs. Veți înțelege de ce SAP Ariba oferă avantaje uriașe față de procesele pe hârtie.

Factură corectă sau factură greșită?

Când transmiteți o factură prin Ariba Network, aceasta este mai întâi validată în raport cu regulile de facturare ale clientului dvs. Dacă trece de aceste reguli, situația sa se schimbă în Trimisă și ajunge la grupul de Conturi de datorii ale clientului pentru aprobare.

Dacă sumele, cantitățile și alte informații de pe factură corespund cu comanda fermă și chitanța (dacă este disponibilă), nu este nevoie de nicio interacțiune umană și procesul de reconciliere a facturii este „neatins”. Dar, dacă valorile nu corespund sau există alte probleme, atunci factura este marcată drept ca având o discrepanță.

Compararea se bazează pe toleranțele configurate de clientul dvs. De exemplu, prețurile de pe o factură pot fi ușor diferite decât cele enumerate în comanda fermă, și tot pot fi considerate că se potrivesc.

Rețineți că, dacă descoperiți că ați făcut o greșeală pe factură după ce ați trimis-o, nu o puteți anula. În schimb, trebuie să așteptați să o respingă clientul. Apoi, o puteți modifica pentru a corecta eroarea și o puteți retransmite. Puteți dori să avertizați clientul despre factura incorectă. Pentru mai multe informații despre cum să contactați clientul, consultați acest articol.

Discrepanță de factură

Când apare o discrepanță pe factură, trebuie implicat un funcționar responsabil cu contul de datorii. Discrepanțe comune sunt prețurile de pe facturi care sunt în afara toleranței comenzii ferme, unitățile de măsură incorecte sau comenzile ferme fără fonduri. Sau, se poate ca factura să aibă nevoie de aprobare de la o persoană din teren.

Discrepanțele declanșează procesele specifice clientului, precum contactarea departamentului de achiziții pentru a decide asupra unei strategii de corecție, fie prin ajustarea comenzii ferme, plătirea în minus a facturii sau respingerea facturii.

Deoarece discrepanțele necesită interacțiunea umană, acestea încetinesc procesarea facturilor și duc la întârzierea plății. Când creați facturi, străduiți-vă să preîntâmpinați discrepanțele din facturi, pentru ca procesul de reconciliere a facturii să fie neatins.

Respingerea facturii

Dacă factura este Respinsă(automat sau printr-un funcționar responsabil cu contul de datorii), sunteți notificat printr-un mesaj prin e-mail. Vă veți conecta la contul dvs. și veți căuta informațiile detaliate pe fila Istoric a facturii. Apoi, veți modifica factura pentru a corecta problema și o veți retransmite pentru validare. Asigurați-vă că adresa dvs. de e-mail este cea actuală pe fila Notificări a paginii Setări cont a contului Ariba Network pentru a primi aceste mesaje de respingere.

Din ce motive clientul dvs. poate respinge o factură? Respingerea este cauzată adesea de valori incorecte ale prețului unitar, cantității sau sumei totale. Un alt motiv îl reprezintă informațiile incorecte referitoare la taxe, precum specificarea unui stat sau a unei regiuni incorecte, sau o cotă de taxă incorectă. O factură PO-Flip va fi respinsă dacă articolele nu au fost livrate sau au fost incorecte sau dacă se referă la solicitanți nevalizi. O factură fără comandă fermă va fi respinsă dacă face referire la o comandă de vânzări sau la un contract care nu există.

Când voi fi plătit?

Când clientul dumneavoastră aprobă o factură pentru plată, situația acesteia trece la Aprobată. În acest moment, clientul poate, opțional, să trimită un program de plată, care specifică data când veți fi plătit (calculată de la condițiile de plată de pe factură) și orice discount de plată. Puteți vizualiza acest document făcând clic pe Plăți > Plăți programate.

Bani!

La data convenită a plății, sistemul de plăți al clientului dvs. expediază fondurile către compania dumneavoastră și situația facturii trece la Plătită. Opțional, clientul dvs. vă poate expedia un aviz de plată care specifică factura plătită și metoda de plată utilizată. Compararea anumitor plăți cu facturi individuale poate fi un lucru complicat pentru dvs., dar documentele de aviz de plată ușurează această sarcină. Puteți vizualiza acest document făcând clic pe Plăți > Expedieri de plăți.

Bani mai rapid!

Facturarea și decontarea prin SAP Ariba sunt transparente și se desfășoară la viteza internetului, astfel că aveți posibilitatea de a primi banii dumneavoastră chiar mai rapid. Puteți profita de programele de gestionare a fondului de rulment ale SAP Ariba, precum scontarea dinamică.

Primirea mai devreme a banilor poate fi ceea ce vă trebuie pentru a dispune de numerar în mod constant pentru compania dumneavoastră.

Pentru mai multe informații despre programele de gestionare a fondului de rulment ale SAP Ariba, consultați http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Concluzie

Deoarece aveți vizibilitate asupra facturilor și a procesării plăților, nu este necesar să apelați sau să contactați prin e-mail clientul. Nu este nevoie să întrebați „ați primit factura mea?” sau „când ne veți plăti pentru factura pe care am trimis-o luna trecută?” De asemenea, puteți prognoza când vă vor fi trimise fondurile, ceea ce vă ajută să vă gestionați fluxul de trezorerie.

Cu SAP Ariba, facturarea nu mai seamănă cu trimiterea unei facturi către o gaură neagră!

SAP Business Network pentru Procurement & Supply Chain > Documente de tranzacții > Tranzacție (facturare)