공급자들은 송장 발행을 블랙홀에 청구서를 보내는 일이라고 생각합니다. 언젠가는 지불을 받길 바라며 행운을 빌기도 합니다.

하지만 SAP Ariba에서는 송장 처리 단계를 시각적으로 확인할 수 있기 때문에 언제 지불을 받을지 알 수 있습니다. 언제든지 송장 상태를 확인하여 예상 입금 자금을 예상할 수 있어 비즈니스를 위한 현금 관리에도 큰 도움이 됩니다.

이 문서에서는 Ariba Network에서 송장을 생성하고 고객에게 제출하고 나면 어떻게 되는지에 대해 설명합니다. SAP Ariba가 서류 기반의 프로세스보다 훨씬 좋다는 것을 알게 될 것입니다.

좋은 송장인가, 나쁜 송장인가?

Ariba Network를 통해 송장을 제출하면 먼저 고객의 송장 발행 규칙을 기준으로 송장이 검증됩니다. 송장이 이 규칙을 통과하면 송장 상태가 보냄으로 바뀌고 승인을 위해 고객의 채무 그룹으로 이동됩니다.

송장 금액, 수량 등의 정보가 구매 오더 및 영수증(있는 경우)과 일치하는 경우 개인의 상호작용이 필요하지 않으며 송장 조정 프로세스를 "건드릴 수 없습니다". 하지만 송장 값이 일치하지 않거나 다른 문제가 있는 경우 송장이 '예외'로 표시됩니다.

송장 매칭은 고객이 구성한 허용치를 기반으로 합니다. 예를 들어 송장에 있는 가격이 구매 오더에 표기된 것과 약간 달라도 일치하는 것으로 간주될 수 있습니다.

송장을 제출한 후에는 송장에 실수가 있는 것을 발견하더라도 제출을 취소할 수 없습니다. 대신 고객이 송장을 거부할 때까지 기다려야 합니다. 그런 다음 송장을 편집하여 오류를 정정하고 다시 제출할 수 있습니다. 잘못된 송장에 대해 고객에게 경고를 발송할 수 있습니다. 고객 연락에 대한 자세한 내용은 이 문서를 참조하십시오.

송장 예외

송장 예외가 있는 경우 A/P 담당자가 개입해야 합니다. 자주 발생하는 예외는 해당 PO와의 허용치를 벗어나는 송장 가격, 잘못된 단위 또는 자금이 부족한 PO입니다. 또는 현장 사무소의 승인을 받아야 하는 송장이 있을 수도 있습니다.

예외는 고객 고유의 프로세스를 시작합니다. 예를 들어 PO 조정, 송장 지불 보류 또는 송장 거부 등의 시정 조치 전략을 결정하기 위해 구매 부서에 연락을 취할 수 있습니다.

예외에는 개인의 상호 작용이 필요하므로 송장 처리 속도가 느려지고 지불이 지연될 수 있습니다. 송장 생성 시에는 송장 예외를 일으키지 않고 송장 조정 프로세스에 손 댈 필요가 없도록 최선을 다하십시오.

송장 거부

송장이 거부됨이면(자동으로 또는 A/P 담당자가 거부) 전자우편 메시지로 알림을 받게 됩니다. 계정에 로그인한 후 송장의 내역 탭에서 세부 정보를 검색합니다. 그런 다음 송장을 편집하여 문제를 정정한 후 재검증을 위해 다시 제출합니다. 이러한 거부 메시지를 받으려면 Ariba Network 계정의 계정 설정 페이지에서 알림 탭의 전자우편 주소가 최신인지 확인하십시오.

어떤 경우에 고객이 송장을 거부합니까? 주로 단가, 수량 또는 총액의 값이 잘못된 경우 송장이 거부됩니다. 또 다른 이유로는 세금 정보 오류를 들 수 있습니다. 예를 들어 주 또는 구/군/시를 잘못 지정하거나 세율을 잘못 지정한 경우입니다. PO-Flip 송장의 경우는 품목이 납품되지 않았거나 잘못되었거나 잘못된 요청자를 참조할 때 거부됩니다. 비구매 오더 송장은 존재하지 않는 계약이나 판매 오더를 참조할 때 거부됩니다.

언제 지불을 받게 됩니까?

고객이 송장 지불을 승인하면 송장 상태가 승인됨으로 바뀝니다. 이때 고객은 지불 기일(송장의 지불 조건에 따라 계산된 일자)과 지불 할인(있는 경우)을 명시한 지불 일정을 공급자에게 보낼 수 있습니다. 지불 > 지불 예정을 클릭하면 이 문서를 볼 수 있습니다.

지불

합의된 지불 기일에 고객의 지불 시스템에서 귀사로 자금이 송금되며 송장 상태는 지불됨으로 바뀝니다. 고객은 지불된 송장과 사용된 지불 방법을 명시한 송금 통지를 공급자에게 보낼 수도 있습니다. 특정 지불액을 개별 송장과 대조하는 것은 매우 번거로운 일이지만 송금 통지 문서를 사용하면 이 작업을 쉽게 끝낼 수 있습니다. 지불 > 송금을 클릭하면 이 문서를 볼 수 있습니다.

더 빠른 지불

SAP Ariba를 통한 송장 발행과 정산은 명료하며 인터넷과 같은 속도로 처리되므로 더 빨리 지불을 받을 수 있습니다. SAP Ariba의 운전 자본 관리 프로그램(예: 동적 할인)을 활용할 수도 있습니다.

빠른 지불은 비즈니스에 적합한 속도로 현금 흐름을 유지하는 데 매우 중요합니다.

SAP Ariba의 운전 자본 관리 프로그램에 대한 자세한 내용은 http://www.ariba.com/solutions/manage-cash를 참조하십시오.

결론

송장 및 지급 처리 상황을 시각적으로 확인할 수 있기 때문에 고객에게 전화를 걸거나 전자우편을 보내지 않아도 됩니다. "송장을 받으셨습니까?"라든지 "지난달에 송장을 보내드렸는데 언제 지불해 주실 건가요?"라는 말은 안 해도 됩니다. 또한 자금이 언제 송금될지 예측할 수 있어 현금 흐름 관리에 도움이 됩니다.

SAP Ariba에서 송장을 발행하면 더 이상 블랙홀에 청구서를 보내는 기분이 들지 않을 겁니다!

SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > 거래 문서 > 거래(송장 발행)