Quando os fornecedores pensam no faturamento, imaginam estar enviando uma conta para um buraco negro. Eles cruzam os dedos e esperam que, em algum momento, receberão o pagamento.

Mas com a SAP Ariba, você tem visibilidade sobre o processamento das faturas, por isso sabe quando receberá o pagamento. Você pode exibir o status da fatura a qualquer momento para obter informações sobre os fundos recebidos previstos, o que é extremamente útil para gerenciar o dinheiro em sua empresa.

Este artigo descreve o que acontece depois de você criar uma fatura no Ariba Network e de enviá-la para seu cliente. Você compreenderá como a SAP Ariba oferece a você mais vantagens do que os processos em papel.

Boa fatura ou má fatura?

Quando você envia uma fatura através do Ariba Network, primeiro ela é validada em relação às regras de faturamento do seu cliente. Se ela passar essas regras, seu status será alterado para Enviado e ela irá para o grupo de contas a pagar de seu cliente para aprovação.

Se os valores, quantidades e outras informações da fatura corresponderem ao pedido de compra e ao recibo (se disponível), não é necessária interação humana e o processo de reconciliação da fatura é "intocado". Mas se os valores da fatura não corresponderem ou existirem outros problemas, a fatura será marcada como uma exceção.

A correspondência é baseada em tolerâncias que são configuradas pelo seu cliente. Por exemplo, os preços em uma fatura podem ser ligeiramente diferentes dos listados em um pedido de compra e mesmo assim serem considerados correspondentes.

Considere que se você descobrir que cometeu um erro na fatura depois de enviá-la, não poderá cancelá-la. Em vez disso, você tem que esperar que seu cliente a rejeite. Depois, você pode editá-la para corrigir o erro e reenviá-la. Convém avisar seu cliente sobre a fatura incorreta; para obter maiores informações sobre como contatar seu cliente, consulte esse artigo.

Exceção da fatura

Quando existe uma exceção da fatura, é necessário envolver um funcionário de contas a pagar. As exceções comuns são preços de fatura que estão fora da tolerância com o pedido de compra, unidades de medida incorretas ou pedidos de compra sem fundos. Ou a fatura poderá exigir a aprovação de alguém em um escritório regional.

As exceções iniciam processos específicos do cliente, como contatar o departamento de compras para decidir uma estratégia de ação de correção, quer seja o ajuste do pedido de compra, não pagar a fatura na totalidade ou rejeitar a fatura.

Uma vez que as exceções exigem interação humana, elas tornam o processamento da fatura mais lento e podem atrasar o pagamento. Quando você criar faturas, faça os possíveis por evitar exceções da fatura, de modo a que o processo de reconciliação da fatura não precise de uma ação humana.

Rejeição da fatura

Se a fatura for Rejeitada (automaticamente ou por um funcionário de contas a pagar), você é notificado por uma mensagem de e-mail. Você acessará sua conta e procurará informações detalhadas na guia Histórico da fatura. Depois, você editará a fatura para corrigir o problema e reenviá-la para ser de novo validada. Certifique-se de que seu endereço de e-mail está atualizado na guia Notificações na página Configurações da conta da sua conta do Ariba Network, para receber essas mensagens de rejeição.

O que levaria seu cliente a rejeitar uma fatura? A rejeição é muitas vezes devida a valores incorretos para o preço unitário, quantidade ou valor total. Outro motivo são informações de imposto incorretas, como especificar o estado ou a província errados, ou uma taxa de imposto incorreta. Uma fatura de pedido de compra seria rejeitada se os itens não fossem fornecidos ou estivessem incorretos, ou caso fizesse referência a solicitantes inválidos. Uma fatura fora do pedido de compra seria rejeitada caso fizesse referência a um pedido de vendas ou a um contrato que não existem.

Quando receberei o pagamento?

Quando o seu cliente aprova uma fatura para pagamento, o status avança para Aprovado. Nesse momento, o seu cliente pode opcionalmente enviar a você uma programação de pagamento, que especifica a data em que você receberá o pagamento (calculada a partir das condições de pagamento da fatura) e todos os descontos de pagamento. Você pode exibir este documento clicando em Pagamentos > Pagamentos programados.

Dinheiro!

Na data de pagamento acordada, o sistema de pagamento do seu cliente remete os fundos para sua empresa e o status da fatura avança para Pago. Opcionalmente, o seu cliente também pode enviar a você um aviso de remessa, que especifica qual fatura está sendo paga e qual método de pagamento está sendo usado. A correspondência de pagamentos específicos com faturas individuais pode ser complicada, mas os documentos de aviso de remessa tornam isso muito mais fácil. Você pode exibir este documento clicando em Pagamentos > Remessas.

Dinheiro mais rápido!

O faturamento e a liquidação mediante a SAP Ariba são transparentes e ocorrem à velocidade da Internet, por isso, você tem a oportunidade de receber seu dinheiro ainda mais depressa. Você pode aproveitar os programas de gerenciamento de capital de giro da SAP Ariba, como o desconto dinâmico para fornecedores.

Receber seu dinheiro mais cedo pode ser o que você precisa para manter o dinheiro a fluir na taxa certa para seu negócio.

Para obter maiores informações sobre os programas de gerenciamento de capital de giro da SAP Ariba, consulte http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Conclusão

Uma vez que você tem visibilidade sobre o processamento de faturas e pagamentos, não existe necessidade de telefonar ou enviar um e-mail a seu cliente. Não existem dúvidas como "você recebeu minha fatura?" ou "Quando você nos pagará a fatura que enviamos o mês passado?" Você também pode prever quando os fundos serão enviados para você, o que ajuda a gerenciar seu fluxo de caixa.

Com a SAP Ariba, o faturamento não é mais enviar uma fatura para um buraco negro!

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