Lieferanten haben bei der Rechnungsstellung häufig den Eindruck, dass sie die Abrechnung in ein schwarzes Loch senden. Sie drücken die Daumen und hoffen, dass sie irgendwann die Zahlung erhalten.

Da die Rechnungsverarbeitung in SAP Ariba jedoch transparent ist, wissen Sie genau, wann Sie die Zahlung erhalten. Sie können den Rechnungsstatus jederzeit anzeigen und erhalten einen Überblick über die erwarteten Zahlungseingänge, was für die Verwaltung der Einnahmen in Ihrem Unternehmen äußerst nützlich ist.

Dieser Abschnitt beschreibt, was geschieht, nachdem Sie eine Rechnung in Ariba Network erstellt und beim Kunden eingereicht haben. Sie lernen die großen Vorteile kennen, die Ihnen SAP Ariba gegenüber Papierprozessen bietet.

Korrekte Rechnung oder falsche Rechnung?

Wenn Sie eine Rechnung über Ariba Network einreichen, wird diese zunächst gegen die Rechnungsstellungsregeln Ihres Kunden validiert. Wenn sie diesen Regeln entspricht, wird ihr Status in Gesendet geändert und die Rechnung zur Genehmigung an die Kreditorenabteilung Ihres Kunden weitergeleitet.

Wenn die Rechnungsbeträge, Mengen und anderen Informationen mit dem Bestellauftrag und Empfangsbeleg (sofern vorhanden) übereinstimmen, ist keine menschliche Interaktion erforderlich und der Rechnungsabstimmungsprozess ist „berührungslos“. Wenn die Rechnungswerte jedoch nicht übereinstimmen oder andere Probleme auftreten, wird die Rechnung als Ausnahme gekennzeichnet.

Der Abgleich basiert auf Toleranzen, die von Ihrem Kunden konfiguriert werden. Beispiel: Die Preise in einer Rechnung können sich geringfügig von den im Bestellauftrag gelisteten unterscheiden und gelten dennoch als Übereinstimmung.

Beachten Sie, dass Sie die Rechnung nicht mehr stornieren können, wenn Sie einen Fehler entdecken, nachdem Sie sie eingereicht haben. Sie müssen stattdessen warten, bis Ihr Kunde sie zurückweist. Dann können Sie die Rechnung bearbeiten, um den Fehler zu korrigieren und sie erneut einzureichen. Möglicherweise möchten Sie den Kunden über die nicht korrekte Rechnung informieren. Weitere Informationen darüber, wie Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung setzen, finden Sie in diesem Artikel.

Rechnungsabweichung

Im Falle einer Rechnungsabweichung muss ein Rechnungsprüfer einbezogen werden. Gängige Ausnahmen sind Rechnungspreise, die außerhalb des Toleranzbereichs für den Bestellauftrag liegen, falsche Mengeneinheiten oder Bestellaufträge ohne Mittel. Möglicherweise muss die Rechnung auch von einem Mitarbeiter in einer Außenstelle genehmigt werden.

Ausnahmen stoßen kundenspezifische Prozesse an, etwa mit der Einkaufsabteilung eine Strategie für Korrekturmaßnahmen beschließen, bei der es sich um eine Anpassung des Bestellauftrags, Kürzung der Rechnung oder Zurückweisung der Rechnung handeln kann.

Da Ausnahmen eine menschliche Interaktion voraussetzen, verlangsamen sie die Rechnungsverarbeitung und können die Zahlung verzögern. Beim Erstellen von Rechnungen sollten Sie nach Möglichkeit Rechnungsausnahmen vermeiden, um einen „berührungslosen“ Rechnungsabstimmungsprozess zu gewährleisten.

Rechnungszurückweisung

Wenn die Rechnung zurückgewiesen wird (automatisch oder von einem Rechnungsprüfer), werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Sie melden sich an Ihrem Konto an und suchen auf der Registerkarte Historie ausführliche Informationen. Dann bearbeiten Sie die Rechnung, um das Problem zu korrigieren und die Rechnung erneut zur Validierung einzureichen. Achten Sie darauf, dass die Registerkarte Benachrichtigungen auf der Seite Kontoeinstellungen des Ariba-Network-Kontos Ihre aktuelle E-Mail-Adresse enthält, damit Sie die Zurückweisungsnachrichten erhalten.

Aus welchem Grund weisen Kunden Rechnungen zurück? Anlass für eine Zurückweisung sind häufig falsche Werte für den Preis pro ME, die Menge oder den Gesamtbetrag. Ein weiterer Grund sind fehlerhafte Steuerinformationen, wenn z. B. Bundesland, Bundesstaat oder Provinz falsch oder der Steuersatz nicht korrekt angegeben werden. Eine Rechnung aus umgewandeltem Bestellauftrag wird zurückgewiesen, wenn Artikel nicht geliefert wurden oder nicht korrekt waren oder wenn sie auf ungültige Anforderer verweist. Eine Rechnung ohne Bestellauftrag wird zurückgewiesen, wenn sie auf einen nicht existierenden Bestellauftrag oder Vertrag verweist.

Wann werde ich bezahlt?

Wenn Ihr Kunde eine Rechnung zur Zahlung genehmigt, wird ihr Status in Genehmigt geändert. Der Kunde kann Ihnen dann optional einen Zeitplan für die Zahlung senden, in dem das Datum, an dem Sie bezahlt werden (auf der Grundlage der Zahlungsbedingungen auf der Rechnung berechnet) sowie etwaige Skonti angegeben sind. Sie können dieses Dokument anzeigen, indem Sie auf Zahlungen > Geplante Zahlungen klicken.

Geld!

Am vereinbarten Zahlungsdatum überweist das Zahlungssystem Ihres Kunden die Mittel an Ihr Unternehmen und der Rechnungsstatus wird in Bezahlt geändert. Ihr Kunde kann Ihnen optional ein Avis senden, in dem die Rechnung, die bezahlt wird, sowie die verwendete Zahlungsmethode angegeben werden. Der Abgleich von bestimmten Zahlungen und einzelnen Rechnungen kann eine heikle Aufgabe für Sie sein, die jedoch von Avisdokumenten stark vereinfacht wird. Sie können dieses Dokument anzeigen, indem Sie auf Zahlungen > Überweisungen klicken.

Schneller Geld!

Da die Rechnungsstellung und -begleichung über SAP Ariba transparent ist und über das Internet erfolgt, erhalten Sie Ihr Geld sogar noch schneller. Sie können die Vorteile der SAP-Ariba-Programme für das Management des Umlaufvermögens wie dynamische Rabatte nutzen.

Ein früherer Geldeingang kann genau das sein, was Sie für einen Kapitalfluss in dem für Ihr Unternehmen geeigneten Rhythmus benötigen.

Weitere Informationen über die SAP-Ariba-Programme für das Management des Umlaufvermögens finden Sie unter http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Fazit

Da Sie Einblicke in Ihre Rechnungs- und Zahlungsverarbeitung haben, müssen Sie sich nicht telefonisch oder per E-Mail an Ihre Kunden wenden. Fragen, wie z. B. „Haben Sie meine Rechnung erhalten?“ oder „Wann wird die Rechnung bezahlt, die wir im vergangenen Monat eingereicht haben?“, sind dann überflüssig. Da Sie dann auch absehen können, wann Ihnen Geld gesendet wird, können Sie Ihren Kapitalfluss besser verwalten.

Dank SAP Ariba haben Sie bei der Rechnungsstellung nicht mehr den Eindruck, eine Abrechnung in ein schwarzes Loch zu senden!

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