Dobavljačima se čini da je fakturiranje nalik na slanje računa u crnu rupu. Drže fige i nadaju se da će u nekom trenutku primiti uplatu.

No, uz SAP Aribu imate uvid u obradu faktura kako biste znali kad ćete primiti uplatu. U bilo kojem trenutku možete prikazati status fakture za uvid u sredstva koja očekujete, što je izrazito korisno za upravljanje gotovinom u vašem poslovanju.

U ovom članku opisan je proces nakon stvaranja fakture u Ariba Networku i slanja fakture stranci. Razumjet ćete na koji vam način SAP Ariba nudi veliku prednost nad papirnatim procesima.

Dobra faktura ili loša faktura?

Kada pošaljete fakturu putem Ariba Networka, ona se prvo validira prema pravilima fakturiranja vaše stranke. Ako faktura zadovolji ta pravila, njen se status mijenja u Poslano i ona ide na odobrenje u grupu dugovanja vaše stranke.

Ako se iznosi, količine i ostale informacije u fakturi podudaraju s narudžbenicom i prijemom (ako su dostupni), nije potrebna ljudska interakcija i proces usklađenja fakture je beskontaktan. No, ako se vrijednosti fakture ne podudaraju ili postoje drugi problemi, faktura se označava kao iznimka.

Podudaranje se zasniva na dopuštenim odstupanjima koje konfigurira stranka. Na primjer, cijene u fakturi mogu biti neznatno različite od onih navedenih u narudžbenici, a i dalje se smatrati podudarnima.

Ako otkrijete da ste pogriješili u fakturi nakon što ste je poslali, uzmite u obzir da je ne možete otkazati. Umjesto toga morate čekati da je stranka odbije. Tada je možete urediti, ispraviti pogrešku i ponovo poslati. Možete upozoriti stranku o netočnoj fakturi; za više pojedinosti o tome kako se obratiti stranci, pogledajte ovaj članak.

Iznimka fakture

Ako postoji iznimka fakture, mora se uključiti referent za dugovanja. Uobičajene su iznimke: cijene fakture izvan dopuštenog odstupanja narudžbenice, netočne mjerne jedinice ili narudžbenice za koje nema sredstava. Ili je možda za fakturu potrebno odobrenje nekoga iz područnog ureda.

Iznimke pokreću procese specifične za stranku, kao što je obraćanje odjelu nabave radi odabira strategije korektivne mjere, bila ona usklađenje narudžbenice, djelomično plaćanje fakture ili odbijanje fakture.

Budući da iznimke zahtijevaju ljudsku interakciju, usporavaju obradu fakture i mogu odgoditi plaćanje. Kada stvarate fakture, poduzmite sve da spriječite iznimke faktura kako bi proces usklađenja fakture bio beskontaktan.

Odbijanje fakture

Ako faktura bude Odbijena (bilo automatski ili da je odbije referent za dugovanja), bit ćete obaviješteni e-porukom. Prijavit ćete se u svoj račun i potražiti detaljne informacije na kartici fakture Povijest. Zatim ćete urediti fakturu i ispraviti problem te je ponovo poslati na validaciju. Obvezno ažurirajte e-adresu na kartici Obavijesti na stranici Postavke računa u svom računu za Ariba Network kako biste primali te poruke o odbijanju.

Zbog čega bi stranka mogla odbiti fakturu? Do odbijanja često dolazi zbog netočnih vrijednosti za jediničnu cijenu, količinu ili ukupni iznos. Drugi su razlog netočne porezne informacije, poput navođenja netočne države ili pokrajine, ili netočna porezna stopa. Faktura s konverzijom narudžbenice bit će odbijena ako stavke nisu bile isporučene ili su bile netočne, ili ako se odnosi na nevaljane podnositelje zahtjeva. Faktura bez narudžbenice bit će odbijena ako referencira prodajni nalog ili ugovor koji ne postoji.

Kad ću primiti uplatu?

Kad vam stranka odobri plaćanje fakture, njen status postaje Odobreno. Tada vam stranka po izboru može poslati raspored plaćanja, kojim se određuje datum plaćanja (izračunat u skladu s uvjetima plaćanja na fakturi) i eventualni popust na plaćanje. Taj dokument možete prikazati klikom na Plaćanja > Planirana plaćanja.

Novac!

Na dogovoreni datum plaćanja sustav plaćanja vaše stranke doznačuje sredstva vašem poduzeću, a status fakture postaje Plaćeno. Vaša vam stranka može po izboru poslati obavijest o doznaci u kojoj se navodi koja je faktura plaćena i koji je način plaćanja upotrijebljen. Usklađivanje pojedinih plaćanja s pojedinačnim fakturama može biti bolna točka, no dokumenti obavijesti o doznakama mogu vam olakšati zadatak. Taj dokument možete prikazati klikom na Plaćanja > Doznake.

Novac na brži način!

Fakturiranje i podmirenje preko SAP Aribe transparentno je i odvija se internetskom brzinom, pa imate priliku primiti novac još brže. Možete ostvariti korist od SAP Aribinih programa upravljanja obrtnim kapitalom, kao što je dinamično diskontiranje.

Primitak novca čak i prije vremena možda je baš ono što trebate kako biste održavali optimalan protok novca za svoje poslovanje.

Za više informacija o SAP Aribinim programima upravljanja obrtnim kapitalom pogledajte http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Zaključak

Budući da imate uvid u obradu faktura i plaćanja, nema potrebe za nazivanjem ni slanjem e-poruka stranci. Nema više "jeste li primili fakturu?" nii "kad ćete nam platiti fakturu koju smo vam poslali prošli mjesec?“ Također, možete predvidjeti kad će vam biti poslana sredstva, što pomaže pri upravljanju novčanim tokom.

Uz SAP Aribu fakturiranje nije više nalik na slanje računa u crnu rupu!

SAP Business Network for Procurement & Supply Chain > Dokumenti transakcije > Transakcija (fakturiranje)