Leverandører ser fakturering som at sende en faktura ind i et sort hul. De krydser fingre, og håber, at de på et eller andet tidspunkt modtager betaling.

Men med SAP Ariba opnår du synlighed over fakturabehandlingen, så du ved, hvornår du modtager betaling. Du kan få vist fakturastatus når som helst for at få indsigt i de forventede indgående midler, hvilket er ekstremt nyttigt, når du skal administrere dine likvider i din virksomhed.

Denne artikel beskriver, hvad der sker, når du har oprettet en faktura på Ariba Network og sender den til din kunde. Du vil se, hvordan SAP Ariba tilbyder enorme fordele til dig i forhold til papirprocesser.

God faktura, eller dårlig faktura?

Når du sender en faktura via Ariba Network, så valideres den først mod din kundes faktuktureringsregler. Hvis den består reglerne, ændres dens status til Sendt, og den flyttes til din kundes kreditorgruppe til godkendelse.

Hvis fakturabeløbene, -mængderne og de øvrige oplysninger stemmer overens med indkøbsordren og kvitteringen (hvis de er tilgængelige), kræves der ingen menneskelig interaktion, og fakturaafstemningsprocessen er "automatiseret." Men hvis fakturaværdierne ikke stemmer overens, eller der er andre problemer, markeres fakturaen som en undtagelse.

Matchning er baseret på tolerancer, der konfigureres af din kunde. Priser i en faktura kan f.eks. variere lidt fra dem, der vises i indkøbsordren, og stadig betragtes som matchende.

Bemærk, at hvis du opdager, at du har lavet en fejl i fakturaen, efter at den er sendt, kan du ikke annullere den. Du må i stedet vente på, at din kunde afviser den. Du kan så redigere den for at rette fejlen og sende den igen. Du vil måske gerne advare din kunde om den forkerte faktura; se denne artikel for at få flere oplysninger om at kontakte din kunde.

Fakturaundtagelse

Ved fakturaundtagelser skal der involveres en kreditormedarbejder. Hyppige undtagelser er fakturapriser, der er uden for tolerance med indkøbsordren, forkerte måleenheder, eller indkøbsordrer uden midler. Eller fakturaen kræver måske godkendelse fra en på et afdelingskontor.

Undtagelser starter kundespecifikke processer som f.eks. kontakt til indkøbsafdelingen for at træffe beslutning om en strategi for korrigerende tiltag, uanset om det er tilpasning af indkøbsordren, delbetaling af fakturaen, eller afvisning af fakturaen.

Eftersom undtagelser kræver menneskelig interaktion, gør de fakturabehandlingen langsommere og kan forsinke betalingen. Når du opretter fakturaer, så gør dit bedste for at undgå fakturaundtagelser, så fakturaafstemningsprocessen er automatiseret.

Fakturaafvisning

Hvis fakturaen er Afvist (enten automatisk, eller af en kreditormedarbejder), så underrettes du via en e-mailmeddelelse. Du logger på din konto, og finder detaljerede oplysninger på fakturaens fane Historik. Du redigerer så fakturaen for at rette fejlen, og sender den igen til validering. Sørg for, at din e-mailadresse er aktuel på fanen Meddelelser på siden Kontoindstillinger for din Ariba Network-konto, så du kan modtage disse meddelelser om afvisning.

Hvad kunne få din kunde til at afvise en faktura? Afvisning skyldes ofte forkerte værdier for enhedspris, mængde eller samlet beløb. En anden årsag er forkerte skatteoplysninger, f.eks. angivelse af en forkert stat eller provins, eller en forkert skatteprocent. En faktura med konvertering af indkøbsordre ville blive afvist, hvis artiklerne ikke blev leveret, var forkerte, eller hvis der henvises til ugyldige rekvirenter. En faktura uden indkøbsordre ville blive afvist, hvis den henviser til en salgsordre eller -kontrakt, der ikke findes.

Hvornår bliver jeg betalt?

Når din kunde godkender en faktura til betaling, ændres dens status til Godkendt. På dette tidspunkt kan din kunde vælge at sende dig en betalingsplan, som angiver den dato, hvor du vil blive betalt (beregnet ud fra betalingsbetingelserne på fakturaen), og en betalingsrabat. Du kan vise dette dokument ved at klikke på Betalinger > Planlagte betalinger.

Penge

På den aftalte betalingsdato indbetaler din kundes betalingssystem midlerne til din virksomhed, og fakturastatussen ændres til Betalt. Din kunde kan også vælge at sende dig en indbetalingsmeddelelse, som angiver den faktura, der betales samt den brugte betalingsmetode. At få specifikke betalinger til at stemme overens med individuelle fakturaer kan være lidt af en udfordring for dig, men dokumenter for indbetalingsmeddelelser gør denne opgave meget nemmere. Du kan vise dette dokument ved at klikke på Betalinger > Indbetalinger.

Penge hurtigere

Fakturering og afregning via SAP Ariba er til at gennemskue og går hurtigt på internettet, så du har mulighed for at få dine penge endnu hurtigere. Du kan drage fordel af SAP Aribas programmer til administration af arbejdskapital som f.eks. dynamisk diskontering.

At få dine penge tidligere er måske lige det, du har brug for, så pengestrømmen kan fortsætte i den rette hastighed for din virksomhed.

Se http://www.ariba.com/solutions/manage-cash for at få flere oplysninger om SAP Aribas programmer til administration af arbejdskapital.

Konklusion

Eftersom du har synlighed over faktura- og betalingsbehandlingen, er der ikke brug for at ringe eller sende en e-mail til din kunde. Ikke noget med "Fik du min faktura?", eller "Hvornår betaler du os for den faktura, vi sendte sidste måned?" Du kan også forudsige, hvornår midlerne bliver sendt til dig, hvilket hjælper dig med at administrere din pengestrøm.

Med SAP Ariba er fakturering ikke længere som at sende en faktura ind i et sort hul.

SAP Business Network for Procurement and Supply Chain > Transaktionsdokumenter > Transaktion (fakturering)