Lorsqu'un fournisseur envoie une facture, il a l'impression de la jeter dans un trou noir. Il croise les doigts et espère recevoir son paiement un jour ou l'autre.

Avec SAP Ariba, vous avez une visibilité sur le traitement de vos factures et vous savez ainsi quand vous recevrez votre paiement. Vous pouvez consulter à tout moment le statut d'une facture afin d'avoir des informations sur les fonds que vous attendez, ce qui est extrêmement utile pour gérer la trésorerie dans votre activité.

Cet article décrit ce qui se passe après création d'une facture dans Ariba Network et envoi à votre client. Vous comprendrez en quoi SAP Ariba vous offre d'énormes avantages par rapport aux procédures papier.

Bonne ou mauvaise facture ?

Lorsque vous envoyez une facture via Ariba Network, elle est d'abord validée par rapport aux règles de facturation de votre client. Si elle satisfait à ces règles, son statut passe à Envoyée et elle est transmise au groupe Comptabilité fournisseurs de votre client pour approbation.

Si les montants, les quantités ou autres informations relatives à la facture correspondent au bon de commande et au reçu (si disponible), aucune interaction humaine n'est nécessaire et le processus de rapprochement de facture se fait « sans contact ». Si les valeurs de la facture ne correspondent pas ou que d'autres problèmes se posent, alors la facture est marquée comme « écart ».

Cette correspondance se base sur les tolérances configurées par votre client. Par exemple, les prix figurant sur une facture peuvent être légèrement différents de ceux indiqués dans le bon de commande et être considérés quand même comme correspondants.

Notez que si vous découvrez avoir fait une erreur dans la facture après l'avoir envoyée, vous ne pouvez pas l'annuler. Vous devez attendre que votre client la rejette. Vous pourrez ensuite la modifier pour corriger votre erreur et l'envoyer de nouveau. Vous voudrez peut-être avertir votre client de cette facture erronée ; pour plus d'informations sur la prise de contact avec votre client, consultez cet article.

Écart sur facture

En cas d'écart sur facture, un chargé des comptes fournisseurs doit intervenir. Les écarts habituels concernent les prix facturés qui se situent hors du seuil de tolérance du bon de commande, les unités de mesure incorrectes, ou les bons de commande hors fonds. Ou alors, la facture peut nécessiter l'approbation d'une personne d'un bureau extérieur.

Les écarts enclenchent des processus spécifiques au client, comme contacter le service des achats pour décider d'une stratégie de mesures correctives, que ce soit adapter le bon de commande, payer partiellement la facture, ou la rejeter.

Les écarts nécessitant une interaction humaine, ils ralentissent le traitement des factures et peuvent retarder leur paiement. Lorsque vous créez des factures, faites votre possible pour éviter ces écarts, afin que le processus de rapprochement se fasse sans contact.

Rejet de facture

Si la facture est Rejeté(e) (automatiquement ou par un chargé des comptes fournisseurs), vous en êtes informé par e-mail. Vous vous connecterez alors à votre compte et rechercherez des informations détaillées dans l'onglet Historique de la facture. Ensuite, vous pourrez la modifier pour corriger le problème et l'envoyer de nouveau pour validation. Assurez-vous que votre adresse e-mail est correcte dans l'onglet Notifications sur la page Paramètres du compte de votre compte Ariba Network, afin de recevoir ces messages de rejet.

Pour quelles raisons votre client pourrait-il rejeter une facture ? Un rejet est souvent dû à des valeurs incorrectes du prix unitaire, de la quantité ou du montant total. Il peut aussi s'agir de données fiscales erronées, par exemple indiquant le mauvais État ou la mauvaise province, ou bien un taux d'imposition incorrect. Un bon de commande converti en facture sera rejeté si les articles n'ont pas été livrés ou ne sont pas les bons, ou s'il fait référence à des émetteurs non valides. Une facture sans bon de commande sera rejetée si elle fait référence à un bon de commande ou un contrat qui n'existe pas.

Quand serai-je payé ?

Lorsque votre client approuve une facture pour paiement, son statut passe sur Approuvée. À ce stade, votre client peut éventuellement vous envoyer un calendrier des versements, qui précise la date à laquelle vous serez payé (calculé à partir des modalités de paiement figurant sur la facture) et d'éventuelles remises de paiement. Vous pouvez afficher ce document en cliquant sur Paiements > Paiements planifiés.

Mon argent !

À la date convenue du versement, le système de paiement de votre client verse les fonds à votre société et le statut de la facture passe sur Payée. Votre client peut aussi éventuellement vous envoyer un avis de règlement, qui indique que la facture a été honorée et le moyen de paiement utilisé. Associer des paiements spécifiques à des factures individuelles peut s'avérer très pénible pour vous, mais les avis de règlement rendent cette tâche bien plus facile. Vous pouvez afficher ce document en cliquant sur Paiements > Règlements.

Mon argent plus rapidement !

Le processus de facturation et de règlement via SAP Ariba est transparent et se déplace à la vitesse d'Internet : vous avez donc la possibilité de recevoir votre argent encore plus vite. Vous pouvez profiter des programmes de gestion des fonds de roulement de SAP Ariba, tels que les escomptes dynamiques.

Obtenir votre argent plus tôt pourrait bien être ce qu'il vous faut pour maintenir vos flux de trésorerie au taux approprié pour votre activité.

Pour plus d'informations sur les programmes de gestion des fonds de roulement de SAP Ariba, rendez-vous sur http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Conclusion

Puisque vous avez une visibilité sur le traitement de la facture et du paiement, il est inutile d'appeler ou d'envoyer un e-mail à votre client. Dites adieu aux questions « Avez-vous reçu ma facture ? » ou « Quand paierez-vous la facture que nous vous avons envoyée le mois dernier ? » En outre, vous pouvez prévoir le moment où les fonds vous seront envoyés, vous aidant ainsi à gérer votre flux de trésorerie.

Avec SAP Ariba, envoyer une facture ne donne plus l'impression de la jeter dans un trou noir !

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